第4章 管理、美化工作表
工作表是Excel中的一项重要内容，而对工作表的设置则是经常和必须的，我们通过对工作表的管理和美化，可以完善工作表，使其既满足我们的基本要求，也能达到赏心悦目的效果。
本章我们就来讲解管理和美化工作表，包括如何插入、复制和删除工作表，如何冻结或锁定行和列、如何隐藏或显示行或列、如何设置单元格格式以及如何应用样式等内容。
4.1 用以致学：工作表中插入SmartArt图
使用Excel的用户都希望制作的数据表格更加地美观，谁也不愿意看到打开的表格就是一堆数字和小数点，看的时间过长会严重影响用户的工作兴趣，适当地美化工作表，不仅可以更好地分析数据，还可以给自己的工作带来更大的兴趣，下面介绍某学校老师制作的一个数据表，原数据表如图4-1所示。
图4-1 原数据表
操作步骤如下：
1 打开原数据表，如图4-1所示。
2 选择“插入”选项卡中的“
”命令，弹出“选择SmartArt图形”对话框，选择对话框中的“循环”选项中的“连续循环”图形，如图4-2所示。
图4-2 选择SmartArt图形对话框
3 单击“确定”按钮，表格中会出现如图4-3所示的SmartArt图形编辑框。
图4-3 SmartArt图形编辑框
4 单击编辑框中的“文本”可以输入内容，如图4-4所示。
图4-4 输入汉字
5 重复上一步操作，依次输入“学”、“赶”、“帮”、“超”，调节好SmartArt图形的大小与位置，最后的结果如图4-5所示。
图4-5 最后结果
说明：营造学习氛围，在学校的老师最希望在学生中能形成“比”、“学”、“赶”、“帮”、“超”的这种好的学风。
小贴士
插入SmartArt图形时，不仅可以编辑文字，还可以对SmartArt图形中的背景进行设置，本章后面会详细介绍。
4.2 插入、复制、删除工作表
在Excel中对工作表的操作，我们经常使用，这里面最常用的就是插入、复制和删除工作表。Excel默认的一个工作簿中含有三个工作表，命名为Sheet1、Sheet2和Sheet3。
HOW TO插入工作表
在一个工作簿中插入新的工作表，一般可以采用以下三种方法。
1 在工作簿下端，现有工作表的的末尾，单击“插入工作表”按钮，如图4-6所示。这样就可以快速插入一个工作表了，新的工作表默认在最后方，插入效果如图4-7所示。
图4-6 插入工作表图标
图4-7 插入新的工作表
2 首先选择一个工作表，然后选择 “开始”选项卡中的“插入>插入工作表”命令，如图4-8所示，这样就会在刚才选择的工作表的前面插入一个新的工作表，插入前后效果如图4-9所示。
图4-8 插入工作表
图4-9 插入工作表效果图
3 选择一个单元格，然后右击，如图4-10所示，在出现的菜单中选择“插入”命令，就会出现如图4-11所示的对话框。在“插入”对话框中选择“常用”选项卡中的“工作表”，然后单击“确定”按钮。插入前后效果如图4-9所示。
图4-10 快捷菜单
图4-11 “插入”对话框
Excel会自动给新加的工作表编号，默认是按照阿拉伯数字依次排列，当然您可按照自己的需要对工作表进行重命名，这是最好的，也是我们强烈建议的。
HOW TO复制工作表
复制单元格也有三种方法，下面依次讲解。
1 首先选择一个工作表，然后选择“开始”选项卡中的“格式>移动或复制工作表”命令，如图4-12所示。就会弹出如图4-13所示的对话框，选择你要复制到的位置，单击“确定”按钮，这样就实现了工作表的复制。
图4-12 移动或复制工作表
图4-13 “移动或复制工作表”对话框
2 第二种方法是结合键盘使用鼠标拖动的方法。选择一个单元格，然后按住“Ctrl”键拖动鼠标。这样也能实现工作表的复制，如果拖动的是Sheet1，默认复制的工作表为sheet1（2），如图4-14所示。
图4-14 复制工作表
3 第三种方法依然是使用快捷菜单，如图4-15所示，在选择的工作表上右击，然后选择“移动或复制工作表”命令，同样会弹出如图4-13所示的对话框。下面的步骤就同方法一样了。
图4-15 快捷菜单
HOW TO删除工作表
删除工作表的操作相对比较简单，主要有以下两种方法。
1 最快捷的方式就是使用快捷菜单，选择工作表，然后右击选择“删除”命令，如图4-16所示，这样就实现了工作表的删除。
图4-16 “删除”命令
2 第二种方法是选择工作表，然后选择“开始”选项卡中的“删除>删除工作表”命令，如图4-17所示。这样也能够删除工作表。
图4-17 “删除工作表”
4.3 冻结或锁定行和列
很多表格因为内容太多，不得不滚动查看，但这样的话，因为滚动的缘故我们就没法查看表头中标明的列标签的内容。为了避免这种情况，我们将学习Excel为我们提供的冻结或锁定行和列的功能。
HOW TO冻结或锁定行和列
1 要锁定行（作用是当你滚动工作表时，首行保持始终出现），首先要选择它。要锁定列（作用是当你滚动工作表时，首列保持始终出现），那你同样也要选定它。
2 选择“视图”选项卡中的“冻结窗格”命令，然后选择你所需要的选项，如图4-18所示。
图4-18 冻结窗格
打开第4章的表格，如图4-19所示，在没有进行设置时，当我们滚动窗口时首行会无法看到，但当我们设置冻结首行后，效果如图4-20所示。
图4-19 考试地点表
图4-20 应用冻结首行
4.4 隐藏或显示行和列
有时为了方便和美观起见，我们可能要隐藏特定的行和列，可能原来你可以通过把行高或者列宽改为零的方式来到达这一目的。但是如果要隐藏或者显示的内容比较多，那可就不是简单的工作了。下面还是让我们学习一下隐藏与显示行和列的命令吧。
HOW TO隐藏行和列
1 首先单击选择要隐藏的行和列，也可以按住“Ctrl”键选择多个。
2 选择“开始”选项卡中的“格式>隐藏和取消隐藏”命令，如图4-21所示，然后根据你的需要，选择“隐藏行”或“隐藏列”。
图4-21 隐藏行和列
小贴士
你也可以右击一行或者一列，或者选择多行或多列，然后选择隐藏命令，如图4-22所示。右击会出现快捷菜单，快捷菜单有时可以帮助你快速地实现各种效果。
图4-22 隐藏行和列
打开第4章的表格，如图4-23所示。我们隐藏第二列的内容，效果如图4-24所示。
图4-23 考试地点表
图4-24 隐藏列
HOW TO显示行和列
1 要显示隐藏的行或列，首先我们要选择，这又分为三种情况：
①要显示隐藏的行，首先选择要显示的隐藏行的上一行以及下一行。
②同样，要显示隐藏的列，就必须选择它的左边和右边的列。
③如果隐藏的是工作表中的第一行或第一列，那么我们就要在编辑栏旁的“名称框”中键入“A1”来选择它，如图4-25所示。
图4-25 名称框
2 选择“开始”选项卡中的“格式>隐藏和取消隐藏”命令。
3 然后根据需要单击“取消隐藏行”或者“取消隐藏列”，如图4-26所示。
图4-26 取消隐藏行或列
4 上例的隐藏了第二列的考试地点表，如图4-24所示，就可以采用我们讲的显示隐藏的行和列的知识，使其重新显示出来。
4.5 单元格格式工具
单元格格式工具是对单元格进行操作的重要工具，下面我们将具体讲解格式工具栏的使用方法以及条件格式的使用。
4.5.1 使用格式工具栏
格式工具栏主要包括 “字体”组、“对齐方式”组、“数字”组、“样式”组和“单元格”组。下面我们将依次讲解它们的使用。
HOW TO使用格式工具栏
1 选择“开始”选项卡，我们会看到如图4-27所示的一系列工具菜单，其中有几项是属于单元格格式工具的，主要包括“字体”组、“对齐方式”组、“数字”组、“样式”组和“单元格”组。这些工具栏类似于快捷菜单，通过它们可以迅速地完成对单元格的设置。
图4-27 “开始”选项卡
2 “字体”组：如图4-28所示就是“字体”组，在这儿可以对单元格的字体、字号、边框、填充颜色、字体颜色进行设置，另外还可以设置加粗、倾斜和下划线，以及为中文字添加拼音等。
图4-28 “字体”组
小贴士
在“字体”组的右下角有一个斜箭头，单击它，可以打开如图4-29所示的对话框，这便是“设置单元格格式”对话框，通过它可以实现对单元格的几乎所有设置。这里的箭头和“对齐方式”组以及“数字”组中的箭头是一样的。
图4-29 设置单元格格式
3 “对齐方式”组：如图4-30所示就是“对齐方式”组，在这儿你可以非常方便地选择单元格内容的对齐方式：顶端对齐、垂直居中、底端对齐、设置方向、左对齐、右对齐，以及设置缩进量等。通过“对齐方式”组还可以实现自动换行，合并或者取消合并单元格。
图4-30 “对齐方式”组
4 “数字”组：如图4-31所示就是“数字”组，在这儿可以实现对你要键入的内容进行设置，以及具体采用什么样式，主要包括如图4-32所示的几种类型。
图4-31 “数字”组
图4-32 文本类型
例如我们在没有进行更改设置时，Excel默认使用常规，如果我们输入一个身份证号码，它会自动采用科学记数法，如图4-33所示。这样我们就要重新设置需要键入身份证号码的单元格的文本样式，我们为它设置一个“自定义”样式，这样就可以了，如图4-34所示。
图4-33 输入
图4-34 设置特殊输入格式
5 “样式”组：如图4-35所示就是“样式”组，这儿主要包括对条件格式、表格格式和单元格样式的快速设置。单击“套用表格格式”，会出现如图4-36所示的选择框，在这里你可以选择需要的表格格式。单击“单元格样式”，会出现如图4-37所示的选择框，你可以在这儿选择你所需要的选项。
图4-35 “样式”组
图4-36 “套用表格格式”
图4-37 “单元格样式”
6 “单元格”组：如图4-38所示就是“单元格”组，通过它你可以实现插入或者删除单元格、工作表、工作表行和工作表列。
图4-38 “单元格”组
4.5.2 运用条件格式
运用条件格式可以通过对条件的设置来实现对单元格的控制，条件格式的操作和使用比较复杂，在高级篇中有专门的讲解，这里只作简单介绍。
HOW TO运用条件格式
1 选择“开始”选项卡中的“条件格式>突出显示单元格规则”命令，如图4-39所示。
图4-39 条件格式
2 这里你可以根据自己的需要选择一个条件，比如你可以选择“大于”，这样会出现如图4-40所示的对话框，在这里可以选择为大于多少的数值设置什么样的单元格样式。
图4-40 “大于”设置
3 单击“确定”按钮，这样就为单元格区域设置了条件格式。
4.6 设置单元格格式
如图4-41所示就是单元格格式对话框，我们讲解单元格格式的设置，主要就是讲解它。
图4-41 设置单元格格式对话框
首先我们来看一下如何调出这个对话框。主要有两种方法。
1. 通过选定单元格或者单元格区域，右击选择“设置单元格格式”命令，如图4-42所示。
图4-42 设置单元格格式
2. 或者选择“开始”选择项卡中的“格式>设置单元格格式”命令，如图4-43所示，这样也可以打开“设置单元格格式”对话框。
图4-43 设置单元格格式
4.6.1 设置单元格字体
对单元格字体的设置，包括对字体、字形、字号以及颜色的设置，这些都关系到单元格的美观，下面我们就来学习如何设置单元格的字体。
HOW TO设置单元格字体
1 单击“设置单元格格式”对话框中的“字体”选项卡，就可以对单元格内的字体进行设置了，如图4-44所示。
图4-44 设置字体
2 在“开始”选项卡中有一个“字体”组，通过它也可以快速地设置单元格字体，如图4-45所示，而且如果你单击它的右下角的展开按钮，你也可以打开如图4-44所示的对话框。
图4-45 快速设置字体
在这儿你可以设置字体、字形、字号、颜色、是否有下划线，以及其他特殊效果（包括删除线、上标和下标）。
小贴士
Excel默认的字体为“宋体”，字形为“常规”，字号为“11”，默认下划线为“无”，默认颜色为“自动”，默认特殊效果不采用。你要根据自己的需要灵活选择，争取做到既实用又美观。
4.6.2 设置单元格边框和线条
单元格的边框，在Excel中默认是没有的，即我们在操作时可以看到边框，但在打印时却是没有的，我们可以通过具体设置，为单元格添加边框，同时还可以为边框选择具体的线条。
HOW TO设置单元格边框和线条
1 单击“设置单元格格式”对话框中的“边框”选项卡，就可以对单元格的边框以及线条进行设置，如图4-46所示。
图4-46 设置边框和字体
2 在“线条”栏中，通过对“样式”的选择，可以选定你需要的边框的线条（包括粗细和样式）。
3 在“预置”栏中，你可以根据自己的需要，将边框应用于所选单元格的外边框或者内边框，或者从所选单元格中删除边框。
4 通过“颜色”项目，你可以方便地选择或者更改所选单元格的边框颜色，这和其他的颜色设置是一样的，比较简单。
在选择了线条样式后，你可以单击“预置”采用Excel默认的设置，或者你还可以单击“边框”下面的各个按钮，对单元格边框进行个性化设置。
下面的这个表格就是我们设置了边框后的效果，如图4-47所示。
图4-47 效果图
4.6.3 对齐单元格中的项目
上面的表格经过添加边框后已经美化了不少，但是还有不足，那就是单元格中的内容有的靠左、有的靠右（Excel默认文字靠左，数字靠右），这样有时就会显得不美观，这就要用到我们下面要讲解的单元格中项目的“对齐”设置。
HOW TO对齐单元格中的项目
1 单击“设置单元格格式”对话框中的“对齐”选项卡，就可以对单元格的项目进行对齐设置，如图4-48所示。
图4-48 单元格对齐设置
2 在“水平对齐”列表框中，你可以选择或更改单元格内容的对齐方式，如图4-49所示。
图4-49 水平对齐
3 在“垂直对齐”列表框中，你可以根据需要选择垂直对齐方式，如图4-50所示。
图4-50 垂直对齐
4 “缩进”设置是指从单元格的任一边缘缩进单元格内容，具体怎样缩进取决于“水平对齐”和“垂直对齐”的设置，具体包括靠左缩进、靠右缩进和分散对齐缩进等。
5 “方向”设置则是允许你根据自己的特定需要来改变单元格中内容的方向。如果你要设置文本旋转的度数，你可以填入度数或者旋转手柄进行设置，如图4-51所示。
图4-51 方向设置
小贴士
Excel中对度数是这样规定的：在“度”框中使用正数可将单元格中所选文本从左下角向右上角旋转。使用负数可将单元格中所选文本从左上角向右下角旋转。
我们把4.6.2中的表格进行对齐美化，效果如图4-52所示。
图4-52 设置对齐效果图
4.6.4 设置列宽
设置列宽的方式很多，可以使用菜单，也可以使用鼠标，既可以设置具体的数值，也可以根据内容来设置。下面我们就来具体讲解列宽的设置。
HOW TO使用菜单命令设置列宽
1 选择要重新设置列宽的列。
2 选择“开始”选项卡中的“格式>列宽”命令，如图4-53所示。
图4-53 设置列宽
3 在弹出的对话框中键入你需要的列宽的精确数值（数值范围为0～255，如果列宽设置为0，则会隐藏该列），如图4-54所示。
图4-54 输入列宽
4 设置完毕，单击“确定”即可。
HOW TO使用鼠标更改列宽
1 如果要更改某一列的宽度，把鼠标放到列标题的右侧边界，当鼠标变为
时，拖动鼠标，直到达到你想要的效果。
2 如果你要改变多个列的宽度，你就要选择这些要更改的列，然后拖动所有列右侧的边界。
3 如果你要更改列宽以适应内容，你还可以选择列，然后双击所选列标题的右侧边界。
HOW TO更改列宽以适应内容
1 首先选择要更改列宽的列。
2 选择“开始”选项卡中的“格式>自动调整列宽”命令并单击，如图4-55所示，这样程序就会自动按照内容来调整列宽。
图4-55 自动调整列宽
3 另外，你也可以通过双击列右面的边界来达到更改列宽以适应内容的目的。
HOW TO设置默认列宽
1 选择“开始”选项卡中的“格式>默认列宽”命令并单击，如图4-56所示。
图4-56 默认列宽
2 在弹出的对话框里，你可以设置“标准列宽”，如图4-57所示。
图4-57 设置标准列宽
3 设置完毕，单击“确定”，那么所有的列的宽度都会改变为你上面的设置。
4.6.5 设置行高
前面我们学了设置列宽，下面讲解设置行高，和设置列宽类似，相信你应该很快就会明白。
HOW TO使用菜单命令设置行高
1 选择要重新设置行高的行。
2 选择“开始”选项卡中的“格式>行高”命令，如图4-58所示。
图4-58 行高
3 在弹出的对话框中键入你需要的行高的精确数值，如图4-59所示，单击“确定”按钮。
图4-59 设置行高
HOW TO使用鼠标设置行高
1 如果是改变某一行的高度，我们可以拖动行标题下面的边界，直到达到我们的要求。
2 如果是更改很多行的高度，那就先选中，然后拖动所选行标题中任意一个的下面边界，直到达到要求。
3 如果整个工作表全部改变，那就先全选，然后再拖动任意一行的下边界。
HOW TO更改行高以适应内容
1 首先选择要更改的行。
2 选择“开始”选项卡中的“格式>自动调整行高”命令并单击，如图4-60所示，这样程序就会自动按照内容来调整行高。
图4-60 自动调整行高
3 另外，你也可以通过双击行下面的边界来达到更改行高以适应内容的目的。
4.6.6 增加或删除工作表背景图案
使用工作表背景，可以达到赏心悦目的目的，在面对枯燥的数据和恼人的文字时有个合适的背景，确实不错，就算是为了“养眼”，我们也要知道如何增加和删除工作表背景。
HOW TO增加工作表背景
1 选择你要添加工作表背景的对象。
2 然后选择“页面布局”选项卡中的“背景”命令，如图4-61所示。
图4-61 背景
3 在弹出的如图4-62所示的对话框中，选择你要使用的图片。
图4-62 增加工作表背景
4 然后单击“插入”按钮，这样就实现了为工作表添加背景。
HOW TO删除工作表背景
1 选择设置了工作表背景的工作表，记住只能选择一个工作表。
2 选择“页面布局”选项卡中的“删除背景”命令（一旦你为工作表添加了背景，那“背景”命令会自动变为“删除背景”命令），如图4-63所示。
图4-63 “删除背景”
4.6.7 使用自动套用格式
“自动套用格式”可以方便快捷地完成单元格的设置，比如我们制作一系列的单元格，它们的样式都是差不多的，这样为了避免每次设置而浪费时间，我们就可以使用自动套用格式。
HOW TO设置自动套用格式
1 单击“Microsoft Office”按钮，然后单击“Excel选项”，如图4-64所示，这样就可以弹出如图4-65所示的对话框。
图4-64 “Excel选项”
图4-65 “Excel选项”对话框
2 在弹出的对话框中，选择“校对”选项，如图4-66所示。
图4-66 “校对”选项
3 单击“自动更正选项”，这样就会出现如图4-67所示的“自动更正”对话框。
图4-67 “自动更正”选项卡
4 单击“键入时自动套用格式”选项卡，如图4-68所示。
图4-68 “键入时自动套用格式”选项卡
5 选中要启用的选项的复选框，清除要禁用的选项的复选框，最后单击“确定”按钮。
4.6.8 给文字添加拼音
Excel中文版特意针对我们中文用户提供了一些特殊的功能，比如利用“拼音指南”，可以将汉语拼音标注在指定的中文上。
HOW TO给文字添加拼音
1 选择你要添加拼音的一段文字，如图4-69所示。
图4-69 选择
2 选择“开始”选项卡中的“显示或隐藏拼音字段>编辑拼音”命令，如图4-70所示。
图4-70 “编辑拼音”
3 这样就会在所选文字上方出现一个可以键入拼音的光标指示，如图4-71所示。
图4-71 键入拼音
4 我们键入拼音“zhonghuarenmingongheguo”，如图4-72所示，最后按“Enter”键。
图4-72 键入拼音
5 你会发现在单元格中并没有出现拼音。不要着急，下面让我们选择“开始”选项卡中的“显示或隐藏拼音字段>显示拼音字段”命令，如图4-73所示。
图4-73 “显示拼音字段”
6 这样就可以在单元格中出现拼音了，如图4-74所示，你还可以根据自己的需要调整文字和拼音的对应关系，这些就要看你自己的灵活发挥了。
图4-74 带拼音的文字
4.6.9 设置工作表显示窗口
有时为了单元格显示和打印的方便，我们要对工作表窗口进行设置。
HOW TO设置工作表显示窗口
1 选择“页面布局”选项卡，在这里有一个“工作表选项”组，如图4-75所示。
图4-75 “工作表选项”
2 在“网格线”栏目中，你可以勾选或不选“查看”，一旦勾选将在显示时显示网格线，否则就没有，选择前后对比如图4-76和图4-77所示。
图4-76 勾选网格线“查看”
图4-77 不勾选网格线“查看”
3 在“标题”栏目中，你也可以选择勾选“查看”，一旦选择就会显示标题，不勾选则不出现，对比如图4-78和图4-79所示。
图4-78 勾选标题“查看”
图4-79 不勾选标题“查看”
4 如果两者同时不勾选，效果如图4-80所示。
图4-80 不勾选网格线“查看”和标题“查看”
4.7 工作表应用样式
使用工作表样式可以快速地对工作表进行设置和美化，Excel有一些自带的样式，另外也可以建立自己的样式。下面我们将具体讲解工作表样式的使用，以及对它的各种操作。
4.7.1 使用内部工作表应用样式
工作表内部样式就是Excel已经设置好的样式，这些样式种类丰富，能够满足很多情况下的使用，而且使用内部样式也比较简便快捷。
HOW TO使用内部样式
1 选择要应用样式的单元格。
2 选择“开始”选项卡中的“单元格样式”命令并单击，如图4-81所示。
图4-81 “单元格样式”
3 选择要应用的单元格样式，这样就会使单元格套用你所选定的样式。
4.7.2 创建新样式
创建新样式就是按照自己的需要具体设置样式的内容，一旦创建了新样式就可以在后面的工作中应用这些样式。
HOW TO创建新样式
1 选择“开始”选项卡中的“单元格样式>新建单元格样式”命令，如图4-82所示。
图4-82 新建单元格样式
2 在“样式名”框中，键入你新建的样式的名称，如图4-83所示。
图4-83 键进入样式名
3 单击“样式名”框右下角的“格式”按钮。
4 在弹出的“设置单元格格式”对话框中，根据自己的需要设置各个选项，最后单击“确定”按钮，如图4-84所示。
图4-84 “设置单元格格式”
5 在“样式”对话框中的“包括样式（例子）”下，清除在单元格样式中不需要的格式的复选框，最后单击“确定”按钮，如图4-83所示。
4.7.3 修改样式
对样式的修改，既可以对Excel的内部工作表样式进行修改，也可以对使用者创建的样式进行修改，根据具体的需要对样式进行一定的修改是必需的。
HOW TO修改样式
1 选择“开始”选项卡中的“单元格样式”命令，如图4-81所示。
2 选择你要修改的单元格样式，然后右击，选择“修改”，如图4-85所示。
图4-85 修改样式
3 在弹出的“样式”对话框中，根据自己的需要重新设置各个选项，类似于创建新样式的一些设定，可参考，完成后单击“确定”，如图4-86所示。
图4-86 样式
4.7.4 删除样式
删除单元格样式，分为两种情况，一种是从选择的单元格中删除样式，即删除此样式在这个单元格区域中的应用，第二种是删除样式本身，这样所有应用此样式的单元格都会删除此样式。下面我们分别来进行讲解。
HOW TO从选择的单元格中删除样式
1 首先选择要删除特定样式的单元格。
2 选择“开始”选项卡中的“单元格样式”命令，如图4-81所示。
3 在第一列“好、差和适中”中，单击“常规”，这样就可以删除此单元格区域的样式，如图4-87所示。
图4-87 删除单元格样式
HOW TO彻底删除样式
1 选择“开始”选项卡中的“单元格样式”命令，如图4-81所示。
2 找到该单元格样式并右击。
3 在弹出的菜单中选择“删除”并单击，这样就可以删除这个单元格样式了，如图4-88所示。
图4-88 删除样式
小贴士
记住，第一步时不要选择任何应用了此样式的单元格，因为我们是删除样式本身以及它的所有应用。
4.7.5 从其他工作簿中合并样式
Excel不仅可以使用当前工作簿中的样式，还可以通过合并其他工作簿中的样式来实现当前工作簿中应用。下面就讲解如何从其他工作簿中合并样式。
HOW TO合并样式
1 选择“开始”选项卡中的“单元格样式>合并样式”命令，如图4-89所示。
图4-89 合并样式
2 在弹出的“合并样式”对话框中，在“合并样式来源”里选择你要合并样式的工作簿，如图4-90所示。
图4-90 合并样式对话框
3 单击“确定”按钮，这样便完成了单元格样式的合并。
4.7.6 用模板控制样式
还有一个重要的设置样式的方式，那就是在一个工作表中设置好你要采用的样式，或者把其他符合你要求的工作表保存为模板，然后在新的工作表中采用你已经设置好的模板就好。在第1章中关于模板的知识有过讲解，大家可以参考，这里不再赘述。
4.8 学以致用：制作联系录
打开如图4-91所示工作簿。我们会看到这个漂亮的表格，它是怎么设置的呢：其实很简单，主要也就是采用了我们这一章学过的知识，我们说“理论联系实际”，那就让我们来做一下这个表格吧。
图4-91 联系录
1 启动Excel程序，新建一个工作簿，如图4-92所示。
图4-92 新建工作簿
2 把“Sheet1”改名为“广播影视系联系录”，如图4-93所示。
图4-93 更改工作表名称
3 依次输入如图4-94所示的内容。
图4-94 输入
4 选中A1、B1、C1、D1、E1和F1单元格，然后选择“开始”选项卡中的“合并后居中>合并后居中”命令。然后设置字体为“华文楷体、20号、加粗”，如图4-95所示。
图4-95 设置单元格
5 选择有内容的单元格区域，然后选择“开始”选项卡中的“水平居中”和“垂直居中”命令，如图4-96所示。
图4-96 设置对齐方式
6 在第一列中依次输入姓名，如图4-97所示。
图4-97 输入姓名
7 在B3中输入12位的工作号，我们会发现变成如图4-98所示的样子，这是因为Excel默认使用科学记数法所致。
图4-98 输入工作号
8 选中B列中输入工作号的单元格区域，右击选择“设置单元格格式”，选择“数字”选项卡中的“自定义”，如图4-99所示，这样就可以完整地输入工作号了，如图4-100所示。
图4-99 设置单元格格式
图4-100 输入工作号
9 然后把性别、年龄、工作电话和手机项目输入如图4-101所示的内容，我们发现有些列因为内容太多而没有完全显示。
图4-101 输入内容
10 单击选中E列，然后选择“开始”选项卡中的“格式>自动调整列宽”命令。以同样的方式设置F列，如图4-102所示，这两列应用后的效果如图4-103所示。
图4-102 自动调整列宽
图4-103 自动调整列宽效果
11 我们觉得第二行中列标题的设置不够美观，进行如下设置：楷体、14号字、填充灰色底纹。效果如图4-104所示。
图4-104 设置格式
12 接下来因为3-20行的高度偏低，显得不舒服，那我们就重新设置行高：首先选择3-20行，然后选择“开始”选项卡中的“格式>行高”命令，在弹出的对话框中输入“16”（我们觉得此处这个数值比较好），如图4-105所示。
图4-105 设置行高
13 为了最终打印的表格的美观，我们选择为整个表格添加边框。效果如图4-106所示。怎么样？现在知道管理和美化单元格的作用了吧！
图4-106 最终效果
4.9 学以致用：制作网络查询表
在网络上我们经常会见到一些表格，打开如图4-107所示工作簿，我们会看到这样一个表格，这是我们经常见到的。它是怎么制作的呢？下面我们就来学习。
图4-107 查询表格
1 启动Excel程序，新建一个工作簿，如图4-108所示。
图4-108 新建工作簿
2 首先键入各种内容，如图4-109所示。
图4-109 输入内容
3 选择填充内容的单元格区域，然后选择“开始”选项卡中的“格式>自动调整行高”命令和“格式>自动调整列宽”，如图4-100和图4-111所示。
图4-110 自动调整行高
图4-111 自动调整列宽
4 选择所有单元格，然后选择“开始”选项卡中的“垂直居中”命令，如图4-112所示。采用之后的效果如图4-113所示。
图4-112 垂直居中
图4-113 设置垂直居中
5 设置第一行的内容格式为“华文行楷、16号字、加粗”，效果如图4-114所示。
图4-114 设定格式
6 选定第一行的内容，然后选择“开始”选项卡中的“单元格样式>标题1”命令，如图4-115所示。
图4-115 采用样式
设置完毕后的效果如图4-116所示。
图4-116 应用样式后效果
7 选择学院和专业项目，然后设置格式为“宋体、12号字、加粗和红色”，效果如图4-117所示。
图4-117 设置格式
8 选择D54:D60单元格，然后选择“开始”选项卡中的“合并后居中>合并单元格”命令，如图4-118所示。最后效果如图4-119所示。
图4-118 合并单元格
图4-119 设置合并单元格效果
9 最后我们选择第一行，然后选择“视图”选项卡中的“冻结窗格>冻结首行”命令，如图4-120所示。应用后效果如图4-121所示。这便是我们开始所要实现的效果了。
图4-120 冻结首行
图4-121 最后效果
第5章 数据的筛选、排序
在Excel表格中可以对数据进行筛选和排序，通过各种方式的筛选可以从大量的数据中筛选出符合自己要求的数据。通过排序，可以使列表中的数据按一定的顺序规则排列。“Excel列表”功能仍旧存在，在Microsoft Excel 2007中，旧版本中的“Excel列表”现在称为“Excel表”。
5.1 用以致学：学生成绩排名
在数据表中，我们经常需要根据某个列中数据的大小，将数据表中的数据重新排序。
在如图5-1所示的数据表中，按总分从高到低的顺序将学生排序。
图5-1 学生成绩表
选择需要排序的数据源。本例中，选中A4至G14。
小贴士
因为案例中的数据表最上面几行是表的名称和填表日期，而这些内容会给Excel的排序带来困惑，所以第一步首先选择需要进行排序的数据源，告诉Excel需要对哪些数据进行排序。一般情况下，Excel中的第一行为各列标题，Excel自动默认第一行为表的标题。这时，直接进行下一步操作即可，Excel会自动识别数据源。
单击“数据”选项卡中的“排序”。在弹出的对话框中，在“主要关键字”列表中是数据源第一行各列的标题。这里，在“主要关键字”下选择“总分”，如图5-2所示。
图5-2 选择主要关键字
小贴士
在排序对话框中，“列表”中的默认选项是有标题行，因为数据表的第一行一般情况下都是各列的标题，所以这里“主要关键字”下面显示的是第一行各列的标题。
在关键字“总分”右边的排序方式中，选择“降序”。选择默认选项“数据包含标题”，表示第一行是标题行，不参与排序。
单击“确定”按钮，排序后的结果如图5-3所示。
图5-3 排序后的结果
试一试：如果在第三步中，取消默认选项“数据包含标题”，“主要关键字”中选择“列G”降序排列，如图5-4所示。
图5-4 选择无标题行
单击“确定”按钮后，这里的排序结果和选择默认选项“数据包含标题”的结果一样，但这里表的标题行“总分”事实上也参与了和下面数字的比较排序。那么，在Excel中各种数据格式是按怎样的次序来比较的呢？
在按降序排列时，Excel按如下的次序排序：错误值、逻辑值、字母、数字、空格。
按升序排列时，Excel按如下的次序排序：数字、字母、逻辑值、错误值、空格。
不管升序还是降序，空格总是排在最后。
小贴士
需要避免数据表中有空行或空列，否则Excel将只能自动识别空行前面的部分或空列左边的数据，而漏掉其他数据的排序。
5.2 建立可以用数据列表进行的操作
Microsoft Excel列表提供多种功能，用于方便地管理和分析Excel工作表中的多组相关数据。将某一区域指定为列表后，可以方便地管理和分析列表中的数据而不必理会列表之外的其他数据。例如，只使用列表中所包含的数据，可以排序、筛选列、添加总计行，甚至只使用列表中所包含的数据创建数据透视表。您可以在工作表中设置多个列表，从而可更加灵活地根据需要将数据划分为易于管理的不同数据集，如图5-5所示。
图5-5 建立数据列表
5.3 筛选数据
5.3.1 使用自动筛选
当文档中的数据数量庞大时，可以使用Excel的筛选功能，对数据进行筛选，快速查看特定的资料。
HOW TO使用自动筛选
1 选择数据表中任意一个单元格，选择“数据”选项卡下的“筛选”命令，在标题栏的每个单元格右下角会出现一个下拉按钮。
2 点击任一下拉按钮，会出现多个可供选择的筛选项，如图5-6所示。
图5-6 自动筛选
小贴士
如果要按某科成绩来排名，则可选择此科成绩下拉菜单中的“降序”或“升序”即可。
5.3.2 使用自定义筛选
使用“自动筛选”只能按单一的条件进行筛选，如需对文档进行较复杂的筛选时可选择“自定义筛选”。
HOW TO使用自定义筛选
1 选择数据表中任意一个单元格，选择“数据”选项卡下的“筛选”命令，在标题栏的每个单元格右下角会出现一个下拉按钮，选择“英语”下拉菜单中的“数字筛选>自定义筛选”命令，会弹出“自定义自动筛选方式”对话框，如图5-7所示。
图5-7 自定义自动筛选方式
2 单击左上下拉列表框的下拉按钮，在随后出现的下拉列表中选择“大于或等于”选项，然后在右上下拉列表框中选择数值“69”；选中“与”单选按钮，然后单击左下下拉列表框的下拉按钮，在随后出现的下拉列表中选择“小于”选项，然后在右下下拉列表框中输入数值“85”，如图5-8所示。
图5-8 设置条件
3 点击“确定”按钮后，符合条件的数据即被筛选出来，筛选结果如图5-9所示。
图5-9 筛选结果
5.3.3 使用高级筛选
“高级”筛选可以进行更复杂的筛选，可以将筛选结果放到其他区域。
HOW TO使用高级筛选
1 如图5-10所示，要将“语文”和“英语”成绩都高于或等于85分的学生筛选出来，并将筛选结果放到其他单元格，就可以使用“高级”筛选。
图5-10 原始数据
2 选中任意单元格，选择“数据”选项卡下 “高级”命令，如图5-11所示，打开“高级筛选”对话框，在“高级筛选”对话框中选中“将筛选结果复制到其他位置”。
图5-11 打开“高级筛选”
3 设置完成后，单击“确定”按钮，筛选结果就会保存到指定的单元格中，如图5-12所示。
图5-12 高级筛选结果
5.4 对Excel表格使用数据库函数
Microsoft Excel中包含了一些工作表函数，用于对存储在列表或数据库中的数据进行分析，这些函数统称为“数据库函数”，每个函数均有三个参数：database、field和criteria。这些参数指向函数所使用的工作表区域。
DAVERAGE 返回选定数据库项的平均值
DCOUNT 计算数据库中包含数字的单元格个数
DCOUNTA 计算数据库中非空单元格的个数
DGET 从数据库中提取满足指定条件的单个记录
DMAX 返回选定数据库项中的最大值
DMIN 返回选定数据库项中的最小值
DPRODUCT 将数据库中满足条件的记录的特定字段中的数值相乘
DSTDEV 基于选定数据库项中的单个样本估算标准偏差
DSTDEVP 基于选定数据库项中的样本总体计算标准偏差
DSUM 对数据库中满足条件的记录的字段列中的数字求和
DVAR 基于选定的数据库项的单个样本估算方差
DVARP 基于选定的数据库项的样本总体估算方差
GETPIVOTDATA 返回存储于数据透视表中的数据
5.5 数据排序
5.5.1 默认排序
选中数据区域中的任一单元格后，点击“数据>排序”，弹出“排序”对话框，如图5-14所示。
图5-13 数据排序前后
图5-14 设置排序条件
选择“主要关键字”右侧的“升序”或“降序”，再点击下方的“确定”按钮即可将列表按姓名进行排序。
5.5.2 按一列排序
单击图5-14中“主要关键字”下拉列表框的下拉按钮，在随后出现的下拉列表中可以选择“语文”、“数学”、“英语”或“生物”，然后再选择“升序”或“降序”，最后单击“确定”按钮，即可完成对某列的排序。
5.5.3 按多列排序
如将图5-14中的学生按“语文”成绩由高到低的顺序进行排名，如“语文”成绩有相同的，再按“数学”成绩由高到低进行排名，如“数学”成绩再有相同者，可再按“英语”成绩由高到低进行排名。
HOW TO进行多列排序
1 选中数据区域中的任一单元格后，单击“数据”选项卡下的“排序”按钮，弹出“排序”对话框。
2 单击“主要关键字”下拉列表框的下拉按钮，在随后出现的下拉列表中可以选择“语文”，然后再选择右侧的“降序”。
3 单击“添加条件”按钮，可以添加“次要关键字”，如图5-15所示；单击“次要关键字”下拉列表框的下拉按钮，在随后出现的下拉列表中可以选择“数学”，然后再选择右侧的“降序”。
图5-15 添加“次要关键字”
4 单击“添加条件”按钮，然后单击“第三关键字”下拉列表框的下拉按钮，在随后出现的下拉列表中可以选择“英语”，然后再选择右侧的“降序”。
5 完成以上操作后，单击“确定”按钮即可完成设置，如图5-16所示。
图5-16 最后结果
5.5.4 自定义排序
如果要如图5-17所示中的学生按其所在的班级进行排序，而这些班级名称的有关信息不是按拼音顺序，也不是按笔画顺序时，可采用自定义序列来排序。
图5-17 原始数据
选择“Microsoft Office>Excel选项”命令，打开“Excel选项”对话框，单击“编辑自定义列表”，如图5-18所示。
图5-18 编辑自定义列表
在“输入序列”列表框中输入排序的序列（例如“一班”、“二班”、“三班”等，之间用逗号隔开），然后单击“添加”按钮，再单击“确定”按钮即可，如图5-19所示。
图5-19 自定义序列
选中“班级”列中的任意一个单元格，选择“数据>排序”命令，打开“排序”对话框，在“主要关键字”下拉列表框中选择“班级”选项，单击“次序”下拉按钮，选中自定义的序列“三班,二班,一班”，如图5-20所示。
图5-20 选择次序
单击“确定”按钮即可完成排序，如图5-21所示。
图5-21 最后结果
5.6 使用指定列表
5.6.1 创建指定的列表
在工作表上，选择要转换为表格的空单元格或数据的区域。
在“插入”选项卡上的“表”组中，单击“表”，如图5-22所示。
图5-22 插入Excel表格
小贴士
如果选择的区域包含要显示为表格标题的数据，请选中“表格包含标题”复选框。如果未选中“表格包含标题”复选框，则表格标题显示为可以更改的默认名称。
5.6.2 添加行或者列到指定Excel表格
如要在指定的列表中添加“列”或者“行”，先在指定的Excel表格区域中选中一单元格，然后选择“开始>单元格>插入”命令，选择后，新的“列”或“行”就会插入到Excel表格中。
5.6.3 使用指定Excel表格的优点
排序和筛选Excel表格。可按升序或降序对列表进行排序，或创建自定义排序次序。还可筛选列表以仅显示符合指定条件的数据。
确保数据的完整性。对于未链接到SharePoint列表的列表，您可使用Excel内置的数据有效性验证功能。例如，您可以选择在Excel表格的某一列中仅允许输入数字或日期。对于已链接到SharePoint列表的列表，将自动对列表应用Windows SharePoint Services的列表验证功能。例如，当将Excel表格发布并链接到运行Windows SharePoint Services的服务器，或在Excel中编辑现有的SharePoint列表时，将对列表中的每一列应用数据类型规则，以确保在每一列中仅允许一种数据类型。
设置Excel表格对象的格式。可像在工作表中设置单元格格式那样在列表中设置单元格的格式。
与Windows SharePoint Services中的列表兼容。将列表发布到SharePoint网站后，您将创建一个自定义SharePoint列表。如果发布列表或导出现有SharePoint列表时选择链接列表，则可脱机编辑该列表，稍后再将更改同步到SharePoint列表。
5.7 使用数据查询向导
5.7.1 创建一个新的数据源
选中列表中的任一单元格，选择“数据”选项卡，单击“获取外部数据”组中的“自Access”，弹出“选取数据源”对话框，如图5-23所示。
图5-23 选取数据源
单击“查找范围”右侧下拉列表框的下拉按钮，在随后出现的下拉列表中找到要导入数据源所在的路径，单击“打开”按钮，则会弹出“选择表格”对话框，如图5-24所示。
图5-24 选择表格
单击“确定”按钮，如图5-25所示。如不想在当前工作表中插入数据，可以选择“导入数据”对话框中的“新建工作表”，则可以在新的工作表中创建数据。
图5-25 进行相关设置
5.7.2 创建一个查询
在Query或Access中，查询是一种查找记录的方法，而这些记录回答了用户对数据库中存储的数据提出的特定问题。
HOW TO创建查询
下面将以系统自带的数据源为基础创建一个查询，步骤如下：
1 打开“数据”选项卡，如图5-26所示。
图5-26 “数据”选项卡
2 选择“自其他来源>来自Microsoft Query”命令，打开“选择数据源”对话框，如图5-27所示。
图5-27 选择数据源
3 单击“确定”按钮，打开“查询向导-选择列”对话框，如图5-28所示。
图5-28 选择列
4 单击“下一步”按钮，打开“查询向导-筛选数据”对话框，如图5-29所示。
图5-29 筛选数据
5 单击“下一步”按钮，打开“查询向导-排序顺序”对话框，如图5-30所示。
图5-30 排序顺序
6 单击“下一步”按钮，选择查询结果保存的位置，如图5-31所示。
图5-31 查询完成
7 单击“完成”得到最后的结果，如图5-32所示。
图5-32 最后结果
5.7.3 使用参数查询
参数查询必须在Microsoft Query中创建。（参数查询：一种查询类型，当运行参数查询时，将提示输入用于为结果集选择记录的值（条件），这样同一个查询就可用于检索不同的结果集。）使用条件查询只要在“查询向导-筛选条件”那一步添加条件就可以实现，其他步骤与上面一样，不再重复讲述。
5.8 学以致用：筛选高分
某校老师需要对班上的学生成绩进行依次统计，需要筛选320以上的学生名单，原始数据如图5-33所示，步骤如下：
图5-33 原始数据
1 选择数据表中任意一个单元格，选择“数据”选项卡下的“筛选”命令，在标题栏的每个单元格右下角会出现一个下拉按钮，选择“总分”下拉菜单中的“数字筛选>自定义筛选”命令，会弹出“自定义自动筛选方式”对话框，如图5-34所示。
图5-34 自定义自动筛选方式
2 单击左上下拉列表框的下拉按钮，在随后出现的下拉列表中选择“大于或等于”选项，然后在右上下拉列表框中选择数值“320”，如图5-35所示。
图5-35 设置条件
3 点击“确定”按钮后，符合条件的数据即被筛选出来，筛选结果如图5-36所示。
图5-36 筛选结果
第6章 汇总、合并和分级显示数据
上一章介绍了数据的排序和筛选，但如果需要自动统计各班的总分等情况，筛选功能也会束手无策。下面介绍对这种问题的解决方法——数据的分类与汇总。
所谓分类汇总，指将Excel中的数据按照一定的规则进行分类，然后根据所分的类，按照一定的统计要求进行汇总。
6.1 用以致学：各学科乘积分类汇总
数据的分类汇总在统计中的使用非常广泛，使用筛选或者排序也可以解决汇总，但是需要很详细的汇总数据结果时，需要进行专门的分类汇总了。下面是关于某年级的三个班语文、数学、英语的分数情况，如图6-1所示，需要分别统计出三个班语文、数学、英语这三门学科的平均分，如图6-2所示。
左图6-1 原始数据 右图6-2 汇总后的数据
操作步骤如下：
1 进行分类汇总，需要对原始数据进行排序，本案例以“班级”为主要关键字进行“升序”排序，单击“数据”选项卡下的
按钮，打开“排序”对话框，如图6-3所示。
图6-3 设置排序方式
小贴士
用户在执行排序或者汇总的操作之前，必须选择数据区域，否则系统会弹出错误提示，如图6-4所示。
图6-4 错误提示
2 单击“排序”对话框上的“选项”按钮，弹出“排序选项”对话框，设置使用“笔划排序”，如图6-5所示。
图6-5 排序设置
小贴士
排序方法的设置，用户可以根据自己的需要随便设置。
3 排序设置完成后，单击“确定”按钮，得到排序后的结果，如图6-6所示。
图6-6 排序后的结果
4 选择需要进行分类汇总的数据区域，单击“数据”选项卡中的“分类汇总”按钮，如图6-7所示。
图6-7 分类汇总
5 在弹出的“分类汇总”对话框中设置“分类字段”、“汇总方式”、“选定汇总项”等参数，如图6-8所示，单击“确定”按钮，得到最后的结果，如图6-2所示。
图6-8 设置分类汇总
6.2 插入分类汇总
分类汇总在Excel处理数据进行统计分析时使用是最广泛的。在进行数据的处理和分析时，采用分类汇总可以很清晰地了解信息，本节将重点介绍如何插入分类汇总。
通过6.1中的案例，相信用户对数据的分类汇总有了一个大致的了解，但是前一节的案例只是进行了一次汇总就可以得到最后的结果，下面给用户介绍的是需要进行两次汇总的情况，例如在6.1案例的基础上，同时需要对学科总分进行汇总。
HOW TO插入分类汇总
操作步骤如下：
1 进行分类汇总，需要将原始数据进行排序，以6.1案例中的“班级”为主要关键字进行“升序”排序，如图6-9所示。
图6-9 设置排序方式
2 单击“排序”对话框上的“选项”按钮，弹出“排序选项”对话框，设置使用“笔划排序”，如图6-10所示。
图6-10 排序设置
小贴士
排序方法的设置，用户可以根据自己的需要随便设置。
3 排序设置完成后，单击“确定”按钮，得到排序后的结果，如图6-11所示。
图6-11 排序后的结果
4 选择需要进行分类汇总的数据区域，单击“数据”选项卡中的“分类汇总”按钮，如图6-12所示。
图6-12 分类汇总
5 在弹出的“分类汇总”对话框中设置“分类字段”、“汇总方式”、“选定汇总项”等参数，如图6-13所示，单击“确定”按钮，得到最后的结果，如图6-2所示。
图6-13 设置分类汇总
6 得到第一次汇总后的结果后，使用第（4）步的方式打开“分类汇总”对话框，在其中设置“分类字段”、“汇总方式”、“选定汇总项”等参数，同时取消“分类汇总”对话框默认设置的“替换当前分类汇总”选项，如图6-14和图6-15所示。
左图6-14 第二次汇总 右图6-15 取消“替换当前分类汇总”选项
小贴士
用户进行第二次汇总时，如果没有取消“替换当前分类汇总”选项，单击“确定”按钮，新的汇总结果将会替换原汇总结果。
7 单击“确定”按钮，得到最后的结果如图6-16所示。
图6-16 最后结果
6.3 删除分类汇总
分类汇总在数据处理中很重要，但是在操作不当或者设置的条件错误时，可能会得不到用户预期的结果，可是结果已经显示在数据表中，这时用户需要删除当前的分类汇总。其次，用户对数据汇总分析完成后，需要返回到原来的数据清单模式，这时也需要删除分类汇总。本节重点介绍如何删除已经插入的分类汇总。
HOW TO删除分类汇总
1 打开已经进行过分类汇总的Excel表格，如图6-17所示。
左图6-17 汇总后的表格 右图6-18 删除汇总后
2 选择需要删除的分类汇总的数据区域，单击“数据”选项卡中的“分类汇总”按钮，如图6-19所示。
图6-19 分类汇总
小贴士
用户需要打开“分类汇总”对话框时，可以选择数据区域的任何单元格，然后单击“数据”选项卡中的“分类汇总”按钮。
3 在弹出的“分类汇总”对话框中，单击“全部删除”，如图6-20所示，就可以删除所有的分类汇总，得到最初的数据清单，如图6-18所示。
图6-20 删除汇总
6.4 对工作表中的数据进行合并计算
对数据进行合并计算，一般用于多个数据表之间的合并计算。用户需要将多个数据表中的数据处理到一个数据表中，这时，用得最多的就是要将数据进行合并计算了。例如：某公司在一个工作簿中制作了水电费、网费、办公用品、其他杂费等多个数据表，同时对这些表做了一个总表，需要按月统计每项费用，使用合并计算的方式能很简单地实现。
HOW TO对工作表中的数据进行合并计算
1 打开需要进行数据合并计算的Excel表格，如图6-21所示。
图6-21 原数据
2 让当前界面为需要保存数据的工作表，如图6-22所示。
图6-22 当前界面
3 选择任意单元格，单击“数据”选项卡下的“合并计算”，如图6-23所示。
图6-23 打开合并计算
小贴士
选择任意单元格时，被选择的任意单元格必须属于数据区域之内。
4 在弹出的“合并计算”对话框中，设置相应的参数，如图6-24所示。
图6-24 合并计算对话框
5 在“合并计算”对话框中，设置数据的引用位置，选择数据区域后，单击“添加”按钮，使用同样的方法，可以添加多个引用的数据，如图6-25所示。
图6-25 添加引用数据
小贴士
同一个区域的数据不能添加两次，否则会出错，如图6-26所示。
图6-26 系统提示
6 添加所有需要进行数据合并的数据后，勾选“创建指向源数据的链接”选项，如图6-27所示。
图6-27 勾选“创建指向源数据的链接”
7 得到最后的结果，如图6-28所示。
图6-28 最后结果
6.5 更改多个工作表中的数据合并计算
用户利用Excel处理数据时，进行数据合并计算后，在实际的工作中常常根据需要，对已经做好的数据合并进行添加、删除、修改等操作。例如，6.4中的数据合并只是统计了前四个月，如果用户需要继续统计五月或六月的数据，就必须对原数据合并作出修改，本节将以6.4节的案例为基础进行数据合并计算的修改。
HOW TO更改工作表中的数据进行合并计算
本章6.4节中得到的最后的结果如图6-29所示。
图6-29 最后结果
小贴士
只有当您以前未在“合并计算”对话框内选中“创建指向源数据的链接”复选框的情况下，才能更改合并计算。如果选中该复选框，请单击“关闭”，然后重新创建合并计算。
1 需要在当前工作簿插入一个五月份的数据表，如图6-30所示。
图6-30 添加一张新数据表
2 让当前界面为需要保存数据的工作表，如图6-31所示。
图6-31 当前界面
3 选择任意单元格，单击“数据”选项卡下的“合并计算”，如图6-32所示。
图6-32 打开合并计算
4 添加新数据的引用位置，如图6-33所示。
图6-33 添加新数据引用位置
小贴士
如果删除一个数据表或者引用数据，只要在“合并计算”对话框中删除对应的数据所引用的位置，就可以实现。
5 得到最后的结果，如图6-34所示。
图6-34 最后结果
6.6 分级显示工作表中的数据列表
所谓分级显示，指按照一定的标准将表中的数据形象地显示。如果要分级显示一个数据列表，必须要将这个数据列表进行汇总或者组合，分类汇总后的分级显示如图6-35所示，由于创建数据的分级显示与分类汇总的方式大体相同，在此不再作具体阐述。
图6-35 分级显示
小贴士
分级显示图示中，如果显示“+”号，表示该项还包含展开项，如果显示“-”号，表示该项可以折叠，不包含可展开项。
6.7 学以致用：分页分类汇总各班平均分
分页显示分类汇总是分类汇总将每类数据进行汇总后，将每类数据单独列在一页中，这样，打印出来的数据将非常清晰。如对于简单的分类汇总一节中，让三个班的平均分分页显示的步骤如下：
1 单击数据清单中的任意单元格，单击“数据”选项卡下的“分类汇总”，在弹出的“分类汇总”对话框中，选中“每组数据分页”复选框，如图6-36所示。
图6-36 选中“每组数据分页”复选框
2 单击“确定”按钮，此时，数据清单上的每一个分类汇总项下出现一条虚线，如图6-37所示。
图6-37 分页显示
3 给数据清单加上表格线，单击“页面布局”选项卡下的“打印标题”命令，在弹出的“页面设置”对话框的“工作表”选项卡下，单击“顶端标题行”输入框右边的选择按钮，选择数据清单的第一行作为标题行（这样，在打印时，每页的表格都会打印出标题行来），如图6-38所示。单击“确定”按钮。
图6-38 选择数据清单的第一行作为标题行
小贴士
在“页面设置”对话框中需要勾选“网格线”选项，否则打印预览时不会出现如图6-39所示网格线。
图6-39 每个页面中只有一个班的汇总情况
4 选择“Microcoft Office>打印>打印预览”命令，可以看到每个页面中只有一个班的汇总情况，如图6-39所示。