2.2 教你制作会计凭证
会计凭证是记录经济业务的发生和完成情况、明确经济责任的书面证明，是登记账簿的重要依据。会计凭证按照其填制程序和用途不同，分为原始凭证和记账凭证。
2.2.1 制作原始凭证
原始凭证是在经济业务发生时或完成时取得或填制的，用以证明经济业务的发生或完成情况的最初书面证明，是会计核算的原始依据，也叫原始单据。
【例2-2】制作材料入库验收单（材料入库单是常见的原始凭证之一）。
01 新建一个名为“材料入库验收单”的工作表，在表格中输入基本的数据，如图2-15所示。
图2-15 创建新工作表
02 选中“A1：K1”单元格区域，打开“开始”选项卡，单击“对齐方式”命令组中的“合并后居中”按钮，如图2-16所示。
图2-16 单击“合并后居中”按钮
03 单击“对齐方式”命令组中的对话框启动器，弹出“设置单元格格式”对话框，从中将标题设置为“微软雅黑”、“常规”、“14”和“单下划线”，单击“确定”按钮，如图2-17所示。
图2-17 设置文字格式
04 选中“A4：K11”单元格区域，打开“设置单元格格式”对话框，打开“边框”选项卡，在“样式”列表框中选择合适的样式，单击“外边框”按钮，再在“样式”列表框中选择合适的样式，单击“内部”按钮，如图2-18所示。
图2-18 设置表格边框
05 单击“确定”按钮后，合并表格中的某些单元格，并设置对齐方式，选中“L1：L12”单元格区域，如图2-19所示。
图2-19 选中单元格区域
06 打开“开始”选项卡，单击“对齐方式”命令组中的“方向”按钮，弹出下拉列表，从中选择“竖排文字”选项，如图2-20所示。
图2-20 选择“竖排文字”选项
07 对表格的列宽作适当调整，并在表格中输入数据，设置其数字格式，最终效果如图2-21所示。
图2-21 最终效果
2.2.2 制作记账凭证
记账凭证，又称分录凭证或记账凭单，是指会计人员根据审核无误后的原始凭证或汇总原始凭证填制的，用来确定经济业务应借、应贷的会计科目及金额的会计分录，并据以登记账簿的会计凭证。
1. 制作收款凭证
收款凭证是用来反映货币资金增加业务的凭证，一般情况下，是由出纳人员根据审核无误的原始凭证填制的。
【例2-3】创建收款凭证（构建收款凭证基本框架，添加边框和底纹）。
01 新建一个名为“收款凭证”工作表，在表格中输入基本信息，如图2-22所示。
图2-22 新建工作表
02 选中“A1：O1”单元格区域，单击鼠标右键，弹出快捷菜单，从中选择“设置单元格格式”选项，如图2-23所示。
图2-23 选择“设置单元格格式”选项
03 弹出“设置单元格格式”对话框，打开“字体”选项卡，从中将标题设置为“隶书”、“常规”、“16”和“单下划线”，如图2-24所示。
图2-24 设置标题字体格式
04 打开“对齐”选项卡，将水平对齐设置为“居中”，将垂直对齐设置为“居中”，勾选“合并单元格”复选框，然后单击“确定”按钮，如图2-25所示。
图2-25 设置标题对齐方式
05 选中“A3：O10”单元格区域，打开“设置单元格格式”对话框，打开“边框”选项卡，在“样式”列表框中选择合适的样式，单击“外边框”按钮，再在“样式”列表框中选择合适的样式，单击“内部”按钮，然后单击“确定”按钮，如图2-26所示。
图2-26 设置边框
06 选中“D3：N10”单元格区域，打开“设置单元格格式”对话框，打开“边框”选项卡，在“样式”列表框中选择合适的样式，单击预览草图上的左右边框，然后单击“确定”按钮，如图2-27所示。
图2-27 设置边框
07 为表格添加边框后，合并必要的单元格，调整列宽，设置数字格式和文字对齐方式，打开“视图”选项卡，在“显示”命令组中，取消对“网格线”复选框的勾选，如图2-28所示。
图2-28 取消显示网格线
08 选中“A1：P11”单元格区域，打开“开始”选项卡，单击“字体”命令组中的“填充颜色”按钮，弹出下拉列表，从中选择合适的颜色，如图2-29所示，这样就为表格添加了背景色。
图2-29 设置背景色
09 对收款凭证作适当的调整，这样，一张空白的收款凭证就制作完成了，最终效果如图2-30所示。
图2-30 最终效果
知识点拨
记账凭证按其所反映的经济业务是否与货币有关，可分为收款凭证、付款凭证和转账凭证等几种。付款凭证的制作方法和收款凭证相类似，只是借贷方向不同。
2. 创建通用记账凭证
通用记账凭证是指以一种格式的凭证记录全部经济业务的凭证。主要适用于经济业务比较简单的单位，所有业务都采用一种格式的凭证加以登记，可以简化凭证。
【例2-4】制作通用记账凭证。
01 新建一个名为“通用记账凭证”的工作表，在工作表标签上单击鼠标右键，弹出快捷菜单，从中选择“工作表标签颜色—黄色”选项，如图2-31所示。
图2-31 设置工作表标签颜色
02 在工作表中输入文字，设置标题的格式和对齐方式，并调整列宽，然后选中“A1：Z9”单元格区域，如图2-32所示。
图2-32 选择单元格区域
03 按“Ctrl+1”组合键，弹出“设置单元格格式”对话框，打开“边框”选项卡，在“样式”列表框中选择粗一点的样式，单击“外边框”按钮，设置外边框，如图2-33所示。
图2-33 设置外边框
04 在“样式”列表框中选择细一点的样式，单击“内部”按钮，设置内边框，然后单击“确定”按钮，如图2-34所示。
图2-34 设置内部框线
05 选中“D3：N9”单元格区域，按“Ctrl+1”组合键，弹出“设置单元格格式”对话框，打开“边框”选项卡，在“样式”列表框中选择虚线，然后单击“预览草图”中间的垂直直线，单击“确定”按钮，如图2-35所示。
图2-35 修改内部框线样式
06 使用同样的方法，将“O3：Y9”单元格区域中的竖线也设置成虚线。选中“AA1：AA9”单元格区域，按“Ctrl+1”组合键，弹出“设置单元格格式”对话框，打开“对齐”选项卡，就将文本方向设置为“竖排文字”，单击“确定”按钮，如图2-36所示。
图2-36 设置文字方向
07 将“AA1：AA9”单元格区域进行合并，并输入“附件 张”。选中“A1：AA10”单元格区域，打开“开始”选项卡，单击“填充颜色”下拉按钮，从下拉列表中选择合适的颜色，如图2-37所示。
图2-37 设置背景颜色
08 打开“视图”选项卡，在“显示”命令组中，取消对“网格线”复选框的勾选，取消显示网格线，如图2-38所示。
图2-38 取消显示网格线
09 对表格进行适当的调整，这样，一张空白的通用记账凭证就创建好了，最终效果如图2-39所示。
图2-39 最终效果
2.2.3 填制记账凭证
填制记账凭证，就是以审核无误的原始凭证作为依据，由会计人员将各项记账凭证要素按照规定的方法填制齐全，以备相关账簿的登记。
【例2-5】填制通用记账凭证（通过新建名称、设置数据验证填制通用记账凭证）。
01 打开“通用记账凭证”表，在记账凭证中输入日期、附件张数等，如图2-40所示。
图2-40 输入日期
02 切换到“会计科目表”，选中“总账科目”列中所有科目名称，单击鼠标右键，弹出快捷菜单，从中选择“定义名称”选项，如图2-41所示。
图2-41 选择“定义名称”选项
03 弹出“新建名称”对话框，在“名称”文本框中输入“总账科目”，其他保持默认设置，单击“确定”按钮，如图2-42所示。
图2-42 设置名称为“总账科目”
04 选中“明细科目”列中所有科目名称，打开“新建名称”对话框，在“名称”文本框中输入“明细科目”，其他保持默认设置，单击“确定”按钮，如图2-43所示。
图2-43 设置名称为“明细科目”
05 切换到“通用记账凭证”表，选中“B5：B8”单元格区域，如图2-44所示。
图2-44 选择单元格区域
06 打开“数据”选项卡，单击“数据工具”命令组中的“数据验证”按钮，弹出下拉列表，从中选择“数据验证”选项，如图2-45所示。
图2-45 选择“数据验证”选项
07 弹出“数据验证”对话框，在“允许”下拉列表中选择“序列”选项，在“来源”文本框中输入“=总账科目”，单击“确定”按钮，如图2-46所示。
图2-46 “数据验证”对话框
08 选中“B5”单元格，其右方会出现下拉按钮，单击该按钮，弹出下拉列表，从中选择合适的总账科目即可，如图2-47所示。
图2-47 单击下拉按钮
09 选中“C5：C8”单元格区域，打开“数据验证”对话框，在“允许”下拉列表中选择“序列”选项，在“来源”文本框中输入“=明细科目”，单击“确定”按钮，如图2-48所示。
图2-48 “数据验证”对话框
10 选中“C5”单元格，其右方会出现下拉按钮，单击该按钮，弹出下拉列表，从中选择合适的明细科目即可，如图2-49所示。
图2-49 单击下拉按钮
11 在记账凭证中输入摘要、借方金额、贷方金额、合计等，就完成了通用记账凭证的填制，如图2-50所示。
图2-50 最终效果