1.4 Access 2013工作界面

启动Access 2013后，就会出现Access 2013的工作首界面。它提供了创建数据库的导航，当选择了新建空白数据库或预定义的模板数据库后，就正式进入工作界面，如图1-15所示。

Access 2013的界面与2010版本非常相似，界面顶部主要由标题栏、快速访问工具栏、功能区和各标签组成，中间由导航窗格和数据库对象工作区组成，底部红色区域则为状态栏。与2010版本最大的不同就是在右上角增加了用户信息部分。

1. 标题栏

标题栏位于界面的最上方，用于显示当前打开的数据库文件名。在标题栏右侧有4个按钮，依次为【帮助】、【最小化】、【最大化】和【关闭】按钮。这是标准的Windows应用程序的组成部分。

2. 快速访问工具栏

快速访问工具栏是一个可自定义的工具栏，位于标签栏上方，如图1-16所示。它提供了对最常用的命令，例如保存、撤销等命令的即时、单击访问。

单击快速访问工具栏右侧的向下三角箭头，弹出【自定义快速访问工具栏】列表，用户可以在该列表中设置要在工具栏中显示的命令。若某命令在工具栏中显示，其前面会呈现已选中状态，如图1-17所示。

3. 功能区

Access 2013的功能区以标签的形式，将通常需要使用的菜单栏、工具栏、任务窗格和其他组件分类组合在一起。通过该功能区，用户只要根据需要在特定的位置查找命令选项，就可以方便快捷地查找到相关命令。

功能区中主要包含有4个标签，分别为【开始】、【创建】、【外部数据】和【数据库工具】标签，分别对应不同的选项卡。对于Access不同的对象，除了这4个基本标签外，还会出现其他相关的标签，如图1-15所示，打开“表1”时，新增了以黄色显示的【字段】标签和【表】标签，对于这类标签所对应的标签，又称为上下文命令标签，将在后面章节中介绍。

在功能区的标签下，某些组中的选项图标显示是灰色的，表示当前状态下禁用。并且有些组的右下角有下拉箭头按钮，单击该按钮可以弹出对话框，设置数据库对象。

1）【开始】选项卡

【开始】选项卡包括【视图】、【剪贴板】等6个工具组，如图1-18所示。

通过该选项卡，用户可以完成以下功能。

●在【视图】组中可切换不同的视图。

●在【剪贴板】组中进行剪切、复制和粘贴操作。

●在【排序和筛选】组中对记录进行排序和筛选操作。

●在【记录】组中对记录进行新建、刷新、删除或拼写检查等操作。

●在【查找】组中进行查找和替换操作。

●在【文本格式】组中可设置当前记录的字体、字号、背景色、对齐方式等。

2）【创建】选项卡

【创建】选项卡包括【模板】、【表格】等6个工具组，如图1-19所示。利用该选项卡下的后面5个组，用户可创建不同的数据库对象。并且在每个组中，还可通过不同的方式来创建对象。例如，在【查询】组中，用户可通过【查询向导】和【查询设计】两种方式创建一个查询。

在【模板】组中，单击【应用程序部件】右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中可以看到，通过【模板】组，用户可创建已经初步布局的空白窗体和各种常用的模板，如图1-20所示。

3）【外部数据】选项卡

【外部数据】选项卡包括【导入并链接】、【导出】2个工具组，如图1-21所示。

通过该选项卡，用户可以完成以下功能。

●在【导入并链接】组中可将其他格式的外部数据，例如Excel电子表格、txt文本文件或XML文件等格式的数据导入到Access数据库，或创建链接，从而链接到这些外部数据。

●在【导出】组中可将Access数据库对象导出为各种格式的数据。

4）【数据库工具】选项卡

【数据库工具】选项卡包括【工具】、【宏】等6个工具组，如图1-22所示。

通过该选项卡，用户可以完成以下功能。

●在【工具】组中可压缩和修复数据库。

●在【宏】组中可启动Visual Basic编辑器或运行宏。

●在【关系】组中可查看和创建表关系，还可查看数据库中对象的相关性。

●在【分析】组中可分析表或整个数据库的性能。

●在【移动数据】组中可拆分数据库或将表导出到SharePoint网站。

●在【加载项】组中可查看、添加或卸载可用的加载项。

4. 【文件】选项卡

在功能区左侧，还有【文件】选项卡。这是一个特殊的选项卡，它的结构、布局与其他选项卡完全不同。选择该选项卡，进入文件操作界面。可以看到界面分为左、右两个部分，左侧由【信息】、【新建】等一组命令组成，右侧则显示选择不同命令后的界面，如图1-23所示。

●选择【信息】命令，可压缩和修复数据库、设置密码或查看数据库属性。

●选择【新建】命令，进入【新建】界面，用户既可以新建一个空白数据库，又可以通过Access 2013提供的模板，新建一个模板数据库。

●选择【打开】命令，用户可选择打开数据库的目录及方式。其中“OneDrive-个人”是Access 2013新增的内容，为云端存储位置，如图1-24所示。

●选择【保存】命令，可保存当前数据库。

●选择【另存为】命令，可在计算机其他位置保存数据库或将数据库打包并签署。

●选择【打印】命令，可快速打印当前对象、设置打印选项或查看打印预览。

●选择【关闭】命令，可关闭当前数据库。

●选择【账户】命令，可登录到Office。

●选择【选项】命令，将打开【Access选项】对话框，通过各选项界面，用户可对数据库进行设置，如图1-25所示。

5. 导航窗格

导航窗格位于窗口左侧，用于组织和管理当前数据库中各数据库对象，如图1-26所示。单击导航窗格右上角的【展开/折叠】按钮或，可以展开或折叠导航窗格。

在导航窗格中，既可以设置要显示的对象，还可以设置分组方式。单击导航窗格右侧的下拉按钮，弹出下拉列表，如图1-27所示。在【浏览类别】列表项中用户可以选择分组的方式，在【按组筛选】列表项中用户可选择显示哪些对象。例如，选择按“表和相关视图”方式来分组，如图1-28所示。

在导航窗格中选择任一对象，双击即可打开该对象。或右击，在弹出的快捷菜单中选择某个菜单命令，以执行相应的操作，如图1-29所示。

在导航窗格空白处右击，弹出快捷菜单，如图1-30所示。在【类别】级联菜单中同样可以设置分组方式，在【排序依据】级联菜单中可以设置当前对象的排序依据等。

6. 数据库对象工作区

在左侧导航窗格中选择某数据库对象，在右侧即可对其进行查看、修改、设计等操作。简而言之，对Access所有对象进行的所有操作都是在此工作区中进行的。

当打开多个对象时，系统默认将其显示为选项卡式文档，方便用户与数据库的交互，如图1-31所示。

7. 状态栏

状态栏位于窗口底部，用于显示状态信息、属性提示、操作提示等。单击状态栏右侧的各按钮，还可切换视图。图1-32为一个窗体的【窗体视图】中的状态栏。

8. 使用快捷键

在工作界面中，快捷键默认是不显示的。若想显示快捷键，则按一下Alt键，可以看到每个可用功能的上方都有快捷键显示。例如，选择【文件】选项卡功能的快捷键为F，【保存】功能的快捷键为1等，如图1-33所示。

在当前状态下，按下相应的快捷键，即可执行相应的功能。例如，按下C键，就会打开【创建】选项卡，并显示出该选项卡中各功能的快捷键，如图1-34所示。