4.1.2 召开高效的会议
会议是项目沟通的一种重要形式。成功的会议能成为鼓励项目团队建立和加强对项目的期望、任务、关系和责任的工具;失败的会议会对项目产生负面影响。下面的一些建议有助于使花在会议上的时间更有效。
(1)事先制定例会制度。在项目沟通管理计划中,确定例会的时间、参加人员的范围和一般议程等。
(2)放弃可开可不开的会议。在决定召开会议之前,首先要明确会议是否必须举行,还是可以通过其他方式进行沟通。
(3)明确会议的目的和期望结果。明确要开的会议的目的,是集体讨论一些想法、彼此互通信息,还是解决一个面临的问题。确定会议的效果是以信息同步为结束还是必须要讨论出一个确定的解决方案。
(4)发布会议通知。在会议通知中要明确会议目的、时间、地点、参加人员、会议议程和议题。有一种被广泛采用的决策方法是:广泛征求意见,少数人讨论,核心人员决策。由于许多会议不需要项目全体人员参加,因此需要根据会议的目的来确定参会人员的范围。事先应明确会议议程和讨论的问题,可以让参会人员提前做好准备。
(5)在会议前将会议资料发给参会人员。对于需要有背景资料支持的会议,应事先将资料发给参会人员,使他们可以提前阅读,直接在会上讨论,以便有效地节约会议时间。
(6)可以借助视频设备。对于有异地成员参加或者需要演示的场合,借用一些必要的视频设备,可以使会议达到更好的效果。
(7)明确会议规则。指定主持人,明确主持人的职责,主持人要对会议进行有效控制并营造一个活跃的会议气氛。主持人要事先陈述基本规则,例如,明确每个人的发言时间,每次发言只有一个声音。主持人根据会议议程的规定控制会议的节奏,保证每一个问题都得到讨论。
(8)会议后要总结,提炼结论。主持人在会后总结问题的讨论结果,重申有关决议,明确责任人和完成时间。
(9)会议要有记录。如果将工作的结果、完成时间、责任人都记录在案,则有利于督促和检查工作的完成情况。要注意的是,要在会后及时整理和分发会议记录(一般应该在会议结束后24小时内分发给相关人员)。在会议中,不允许每个人自行记笔记,而是安排专人记录,并实时投影到大屏幕上。这样做至少有两个好处:一是避免与会者因埋头记笔记而分心,二是确保后续讨论基于同样的信息(大屏幕所显示的),从而避免因每个人听到的信息有差别而导致的后续意见分歧。
(10)做好会议的后勤保障。很多会议兼有联络感情的作用,因此需要选择一个合适的地点,提供餐饮、娱乐和礼品,制订一个有张有弛的会议议程。对于有客户或合作伙伴参加的会议更要如此。