4.5 数据表现技术
数据表现技术是指显示用来传递数据和信息的图形方式或其他方法。在项目管理领域中，一共使用了15种数据表现工具与技术，分别是亲和图、因果图、控制图、流程图、层级图、直方图、逻辑数据模型、矩阵图、矩阵基础图、思维导图、概率和影响矩阵、散点图、相关方参与度评估矩阵、相关方映射分析／表现、面向文本的格式。
在项目管理的某个管理过程中可能使用数据表现技术中的一种或多种，其中：
（1）因果图、控制图、流程图、直方图、逻辑数据模型、矩阵图、散点图等7种工具与技术仅用在质量管理中（将在10.2.2节介绍）。
（2）层级图（层级型）、矩阵基础图（责任分配矩阵）、面向文本的格式（文本型）等3种工具与技术仅用在规划资源管理过程中（将在11.2.1节介绍）。
（3）概率和影响矩阵仅用在实施定性风险分析过程中，将在13.4.2节进行介绍。
（4）相关方映射分析／表现仅用在识别相关方过程中（将在15.2节介绍）。
1．亲和图
亲和图又称为KJ法，是一种用来对大量创意进行分组，以便进一步审查和分析的技术。亲和图用在范围管理和质量管理中。
亲和图是针对某一问题，充分收集各种经验、知识、想法和意见等，采用语言、文字资料，通过图解方式进行汇总，并按其相互亲和性归纳整理这些资料，使问题明确起来，求得统一认识，以利于解决的一种方法。亲和图的核心是头脑风暴法，主要依据各种创意之间的相似性，对头脑风暴中得到的各种创意进行分类。
亲和图不同于统计方法。统计方法强调一切用数据说话，而亲和图则主要用事实说话，靠灵感发现新思想、解决新问题。亲和图认为许多新思想、新理论都往往是灵机一动、突然发现。但应指出，统计方法和亲和图的共同点都是从事实出发，重视根据事实考虑问题。
在《PMBOK指南》（第六版）中，亲和图用于收集需求和管理质量两个过程。
（1）收集需求。亲和图用来对大量需求进行分组，以便进行需求分析。
（2）管理质量。亲和图可以对潜在缺陷成因进行分类，展示最应关注的领域。
2．思维导图
思维导图又称为脑图、心智地图、脑力激荡图、灵感触发图、概念地图、树状图、树枝图、思维地图、心智图，是将通过头脑风暴获得的创意整合成一张图的技术，用以反映创意之间的共性与差异，激发新创意。思维导图是一种用于可视化组织信息的绘图法，运用图文并重的技巧，将各级主题的关系用相互隶属与相关的层级图表现出来，将主题关键词与图像、颜色等建立记忆链接。思维导图充分运用左右脑的机能，利用记忆、阅读、思维的规律，协助人们在科学与艺术、逻辑与想象之间平衡发展。
在项目管理中，思维导图用在收集需求、规划质量管理和规划相关方参与等3个过程。
（1）收集需求。思维导图用于对获得的需求进行可视化整理。
（2）规划质量管理。质量思维导图通常是基于单个质量概念创建的，是绘制在空白页面中央的图像，之后再增加以图像、词汇或词条形式表现的想法。思维导图技术有助于快速收集项目质量要求、制约因素、依赖关系和联系等信息。
（3）规划相关方参与。思维导图用于对相关方信息、相互关系以及他们与组织的关系进行可视化整理。
3．相关方参与度评估矩阵
相关方参与度评估矩阵用于将相关方当前参与水平与期望参与水平进行比较，是对相关方参与水平进行分类的方式之一。相关方参与水平可分为如下5个类别：
（1）不了解：不知道项目及其潜在影响。
（2）抵制：知道项目及其潜在影响，但抵制项目工作或成果可能引发的任何变更。此类相关方不会支持项目工作或项目成果。
（3）中立：了解项目，但既不支持，也不反对。
（4）支持：了解项目及其潜在影响，并且会支持项目工作及其成果。
（5）积极：了解项目及其潜在影响，而且积极参与以确保项目取得成功。
例如，表4-5所示为相关方参与度评估矩阵的示例。
表4-5 相关方参与度评估矩阵
在表4-5中，A代表每个相关方的当前参与水平，B是项目团队评估出来的、为确保项目成功所必不可少的参与水平，也就是期望参与水平。项目经理应根据每个相关方参与水平的差距，开展必要的沟通，有效引导相关方参与项目，以达成项目目标。
规划沟通管理、监督沟通、规划相关方参与和监督相关方参与等4个过程使用了相关方参与度评估矩阵。
（1）规划沟通管理。相关方参与度评估矩阵显示了个体相关方当前和期望参与度之间的差距。在本过程中，可进一步分析该评估矩阵，以便为填补参与度差距而识别额外的沟通需求（除常规报告以外的）。
（2）监督沟通。相关方参与度评估矩阵可以提供与沟通活动效果有关的信息。应该检查相关方的期望与当前参与度的变化情况，并对沟通进行必要调整。
（3）规划相关方参与。相关方参与度评估矩阵用于将相关方当前参与水平与期望参与水平进行比较。
（4）监督相关方参与。使用相关方参与度评估矩阵跟踪每个相关方参与水平的变化，对相关方参与加以监督。