5.1 商业文件

项目商业文件主要包括项目商业论证和项目效益管理计划，其中商业论证是指文档化的经济可行性研究报告，用来对尚缺乏充分定义的所选方案的收益进行有效性论证，是启动后续项目管理活动的依据；效益管理计划是指对创造、提高和保持项目效益的过程进行定义的书面文件。

1．项目商业论证

项目发起人通常负责项目商业论证文件的制定和维护。项目经理负责提供建议和见解，使项目商业论证、项目管理计划、项目章程和项目效益管理计划中的成功标准相一致，并与组织的目的和目标保持一致。商业论证的编制可由以下一个或多个因素引发：

■ 市场需求。例如，由于汽油价格日益上涨，某汽车公司批准制造电动汽车的项目。

■ 组织需要。例如，希赛公司批准新设课程项目，以增加收入。

■ 客户要求。例如，某小区批准健身园建设项目，以满足业主锻炼身体的需求。

■ 技术进步。例如，希赛公司批准进行5G视频教学项目。

■ 法律要求。例如，某水泥厂为响应国家要求，批准高能耗向低能耗转移的技术研发项目。

■ 生态影响。例如，某公司批准一个项目来降低对环境的影响。

■ 社会需求。例如，某发展中国家的非政府组织批准向霍乱高发病和低收入社区提供引用水系统、厕所与卫生保健教育项目。

2．项目效益管理计划

项目效益管理计划描述了项目实现效益的方式和时间，以及应制定的效益衡量机制。项目效益指为发起组织和项目预期受益方创造价值的行动、行为、产品、服务或成果的结果。项目生命周期早期应确定目标效益，并据此制订效益管理计划。它描述了效益的关键要素，可能包括但不限于记录以下内容：

■ 目标效益。例如，预计通过项目实施可以创造的有形价值和无形价值；财务价值体现为净现值。

■ 战略一致性。例如，项目效益与组织业务战略的一致程度。

■ 实现效益的时限。例如，阶段效益、短期效益、长期效益和持续效益。

■ 效益责任人。例如，在计划确定的整个时限内负责监督、记录和报告已实现效益的负责人。

■ 测量指标。例如，用于显示已实现效益的直接测量值和间接测量值。

■ 假设。例如，预计存在或显而易见的因素。

■ 风险。例如，实现效益的风险。

制订效益管理计划需要使用商业论证和需求评估中的数据和信息，例如成本效益分析数据。在成本效益分析中已经把成本估算与项目拟实现的效益进行了比较。项目效益管理计划的制订和维护是一项迭代活动。它是商业论证、项目章程和项目管理计划的补充性文件。