1.4 编辑数据

数据是Excel最基础的元素，是所有操作的依据，而数据处理功能则是Excel中最强大、最实用的功能。在Excel中，用户不仅可以输入、编辑和删除各种类型的数据，还可以检验、隐藏与自动更正数据。在本小节中，将以编辑数据为基础，详细介绍输入特殊数据，快速输入内容相同、具有规律的数据，以及查找与替换数据等数据编辑方法和实用技巧。

1.4.1 输入特殊数据

在利用Excel处理数据的过程中，经常会遇到输入一些特殊数据的情况。此时，用户可以通过下列方法，轻松输入特殊数据。

1. 输入以0开头的数据

默认情况下，Excel会自动将以0开头的数字默认为普通数字，不会显示在单元格中。一般情况下，用户可通过下列3种方法，来输入以0开头的数据。

　文本标记法

选择单元格，先在单元格中输入单引号“’”，然后再输入以0开头的数字，按下Enter键即可。

此时，在该单元格的左上角将显示一个蓝色的三角符号，表示该单元格内的数据类型不是数值型的，而是以文本形式存入的。

　固定数位法

选择单元格，右击执行【设置单元格格式】命令，在弹出的【设置单元格格式】对话框中激活【数字】选项卡，选择【自定义】选项，在【类型】文本框中输入“000#”代码。

然后，单击【确定】按钮后，在单元格中输入“1”数字，按下Enter键即可显示以0开头的数据。

　固定长度数字法

选择单元格，右击执行【设置单元格格式】命令，在弹出的【设置单元格格式】对话框中激活【数字】选项卡，选择【自定义】选项，在【类型】文本框中输入“000000”代码。

然后单击【确定】按钮，在单元格中输入“1”数字，按下Enter键，即可显示以0开头的数据。

2. 输入分数

当用户在Excel中输入数学公式，或利用Excel完成数学作业时，输入分数是必不可少的工作。在Excel中输入分数的顺序为：

例如，当用户需要在单元格中输入时，先在单元格中输入2，按下【空格】键。然后输入数字1，再输入反斜杠与数字2，按下Enter键。此时单元格中显示的是分数形式的数据，而在编辑栏中则显示数值“2.5”。

另外，当用户需要在单元格中输入时，需要先在单元格中输入0，按下【空格】键。然后输入数字1，再输入反斜杠与数字2。最后按下Enter键即可。

而当用户在单元格中输入的分子大于分母时，Excel会自动将分数转换为一个整数与分数。例如，在单元格中输入时，系统会自动显示为“1 1/2”。

3. 输入平方

首先，在单元格中输入“X2”。然后，双击单元格，选中数字“2”，右击执行【设置单元格格式】命令。在弹出的对话框中启用【上标】选项即可。

提示

4. 输入较长的数据

当用户在单元格中输入较长的数据时，系统将自动以科学记数的方式显示。

在单元格中输入较长数据之前，先在单元格中输入单引号“’”，然后输入数据即可。

另外，选择单元格，在【开始】选项卡的【数字】选项组中单击【数字格式】下拉按钮，选择【文本】选项。然后在单元格中输入较长数据即可。

5. 输入对号与错号

快速输入对号与错号的方法，与前面输入平方的方法大体一致。选择单元格，按住Alt键的同时输入小键盘中的“41420”，即可输入对号。

另外，选择单元格，按住Alt键的同时输入小键盘中的“41409”，即可输入错号。

1.4.2 输入数据

选择单元格后，用户可以在其中输入多种类型的数据。例如，常见的数值型数据、字符型数据、日期型数据，以及公式和函数等。

1. 输入文本

输入文本，即输入以数字或者字母开头的字符串和汉字等字符型数据。输入文本之前应先选择单元格，然后输入文字。此时，输入的文字将同时显示在编辑栏和活动单元格中。单击【输入】按钮，即可完成输入。

2. 输入数字

数字一般由整数、小数等组成。输入数值型数据时，Excel会自动将数据沿单元格右边对齐。用户可以直接在单元格中输入数字，各种类型数字的具体输入方法如下表所述。

3. 输入日期和时间

在单元格中输入日期和时间数据时，其单元格中的数字格式会自动从“通用”转换为相应的“日期”或者“时间”格式，而不需要去设定该单元格为日期或者时间格式。

输入日期时，首先输入年份，然后输入1~12数字作为月份，再输入1~31数字作为日，注意在输入日期时，需用“/”号分开“年／月／日”。例如：“2016/2/18”。

在输入时间和日期时，需要注意以下几点。

　时间和日期的数字格式：时间和日期在Excel工作表中均按数字处理。其中，日期被保存为序列数，表示距1900年1月1日的天数；而时间被保存为0~1的小数，如0.25表示上午6点，0.5表示中午十二点等。由于时间和日期都是数字，因此可以进行各种运算。

　以12小时制输入时间和日期：要以12小时制输入时间和日期，可以在时间后加一个空格，并输入AM或者PM，否则Excel将自动以24小时制来处理时间。

　同时输入日期和时间：如果用户要在某一个单元格中同时输入日期和时间，则日期和时间要用空格隔开，例如2007-7-1 13:30。

1.4.3 输入固定类型的数据

Excel内置了“记录单”功能，以帮助用户输入那些具有固定类型的数据，以便于查找与编辑数据。

1. 添加记录单

由于“记录单”是嵌入式的，因此需要先将该功能调整到【快速访问工具栏】中。

执行【文件】菜单中的【选项】命令，激活【快速访问工具栏】选项卡。单击【从下列位置选择命令】下拉按钮，选择【不在功能区中的命令】按钮。然后，在列表框中选择【记录单】选项，并单击【添加】按钮。

此时在【快速访问工具栏】中，将显示“记录单”功能。

2. 使用记录单

在使用记录单之前，用户还需要制作表格的整体框架，以方便记录单根据表格设计自动显示输入内容。制作完表格整体框架之后，选中表格内的A2单元格，单击【快速访问工具栏】中的【记录单】按钮。

然后在弹出的对话框中根据内容输入表格数据，单击【新建】按钮，即可在单元格中显示所输入的数据。

在该对话框中输入数据之后，可通过单击【下一条】按钮，继续输入剩余的数据，直到输完所有数据后，单击【新建】按钮，创建数据。