职场拓展

Word中常见的不规范操作习惯

手动编号替代自动编号

在编辑文档的过程中，许多用户喜欢使用手动编号来编辑文档。但是在编辑长文档时，手动编号很容易出错，而且一旦出现错误，不仅需要浪费大量的时间进行修改，修改过程中还容易出错。使用自动编号，则不会出现上述情况，因为在以后的文档修改中，在前后调换项目位置、增删项目、更改序数格式等方面，使用自动编号会使修改变得非常简单方便。

使用的样式单一

Word中的样式是包含很多种类的，每一种样式又可以包含很多种格式。若用户在编辑文档时，只会使用单一的样式，复制粘贴后，再调整其字体及大小，从而忽视了其他样式的应用，这种方式非常不利于文档的管理、结构的浏览和总体控制，甚至不能直接自动生成目录。

使用空格来调整缩进、对齐、字符间距

在编辑文档时，用户习惯用空格来调整文档的缩进、对齐、字符间距，这种做法在视觉上能达到用户的需求，但效果并不是很精确，而且一旦其中的某项内容字符数发生变化，就需要重新调整填充空格的数量。

再遇到需要调整文档缩进、对齐、字符间距等情况，可以参考本章前面的讲解，通过使用【段落】对话框中的各种操作，来实现文档的缩进、对齐、字符间距。

使用回车键进行换页

在编辑文档时遇到需要换页，多数人会使用回车键来增加空白段落，以此将光标移动到下一页。而Word中有现成的调整段落间距的功能，可以不必使用回车键，换页只须使用分页符即可实现。

使用滚动条来确定内容

不少用户在编辑Word文档时，想要查看某个内容，喜欢拖动垂直滚动条来寻找内容所在的位置。短篇的文档可以这样操作，但如果文档比较长，那么就可以通过“查找和替换”功能来实现。“查找和替换”功能前面章节已经详细介绍了，这里不再赘述。

不加思考就编辑文档

每篇文档可能都有一定的特征，如果事先思考或浏览一下，就可以抓住其某些重复的、有规律的东西，从而考虑使用一些Word自动化功能来提高操作的效率，如灵活应用自动更正、自动图文集、批量替换等功能就可以显著地提高自己的编排效率。

不使用帮助

Word程序提供了完善的帮助文件和使用帮助的方法。正确使用帮助文件是快速掌握Word的基础。

常用的、有效的获取帮助的主要方式如下。

①键盘：F1键，这是能用的帮助键。

②在线帮助，获取MicrosoftOffice online的在线帮助。

用段落【固定值】控制面行数

很多人不用【页面设置】对话框来进行页面行数和列数字符的控制，当需要调整页面中的行数时，以改变段落【行距】值的方法来代替设置。这样的不正确操作，往往造成事倍功半。通过【页面设置】对话框中的【文档网格】选项卡，用户可以很方便地、精确地指定文档中每一页的行数以及每行的字符间距，Word会根据用户的行数和字符数自动进行调整。

职场好习惯——文档命名“三要素”

在日常办公中，有的用户计算机的文件随意放置，并且文档的名称大多重复或类似，这种办公习惯很不好。

严谨地为文档取名，可以在后期需要使用时快速找到文档。更重要的是，可能一份文档需要修改多次，正确的名称能让同事和领导对文档修改版本进行区分，例如可以为其加上版本编号和时间。

下图所示是随意命名的文档名称。左边的文档虽然叫“计划”，可是这是什么时候的计划，关于什么的计划？中间命名为“管理”的文档，是关于什么的管理？还有两份系统默认命名的文档，内容是什么，是否还有用？这些名称都不够清晰。

文档命名方法有很多，一般来说，正规企业都有自己的命名标准。通常采取“三要素命名法”，即内容/名称、版本、时间，如下图所示。