技能点3
正确客观地编写职位说明书

职位说明书是对经过工作分析所得到的关于某一特定工作的职责与任务的一种书面说明，通常分为工作描述和工作规范两个部分。职位描述是指对该职位在组织中所承担的责任和任职者所应具备的基本任职条件的说明，通常用职位说明书来反映。那么职位说明书到底是描述工作中的人还是人的工作呢？这个问题是职位说明书应明确的基本原则。

1.职位说明书的基本原则

（1）任职者与职位。

①职位说明书反映的是职位本身而非任职者，面向任务而非面向人。

②任职者的个人素质会影响自己在职位说明书中的位置。

（2）组织机构与职位。

①要准确地了解职位，首先应了解围绕该职位的组织架构。

②职位是组织架构的基本单位。

③职位是动态的，不是孤立的。

（3）职位本身。

①是对职位的职责进行全面分析，而非只做简单罗列。

②以实际工作中正在发生的事实为依据，而非只做主观判断。

③其所描述的职责可以考核，而非笼统模糊。

2.职位说明书的内容

（1）职位标识。

①职位名称。

②任职者。

③上下级职位名称等。

（2）职位设置的目的。

①用一句话简明扼要地说明设置该职位的原因。

②该职位在完成组织整体目标中承担的任务。

③该职位对组织的特殊贡献。

（3）应负责任。

应负责任指出了任职者在职位中所进行的主要活动以及应达到的结果。简单地说，应负责任=活动+结果。

职位所要承担的每项工作责任的内容以及要达到的目的，着重于最终结果，因此它应该是：

①全面综合的；

②不受时间影响；

③清晰可衡量；

④体现职位特点。

（4）关键业绩衡量标准。

①确定应当用何种指标衡量每项工作的完成情况。

②可以是定量的，也可以是定性的。

③着重于最主要的绩效标准。

（5）任职要求。

①该职位所需的最低而非理想的要求。

②学历与专业。

③工作经验。

④知识与技能。

⑤合格任职者所应具备的个人素质。

（6）工作范围。

本职位对财务数据、预算以及人员等方面的影响范围。

（7）工作联系。

①职位的工作报告对象。

②监督对象。

③合作对象。

④外部交往。

（8）工作环境和条件。

①工作时间。

②工作地点。

③噪音、危险等各种干扰因素。

（9）其他有关信息。

①该职位所面临的主要挑战。

②所要做出的重要决策或规划。

3.对职位说明书的检验

（1）可靠性。

①稳定性：对职位说明书反复使用后理解无歧义。

②一致性：同一时间不同的使用者会产生相似的理解。

（2）有效性。

①职位说明书作为一种工具能够发挥它应有的对职位进行说明的作用。

②职位说明书能推导出其他所需要的信息。

③有助于人力资源管理人员的工作。

④能作为研究的工具。

（3）准确性。

①反映工作要素价值的真实程度。

②与实际情况的一致性越高，其准确性也相应越高。

职位说明书的编写是人力资源管理最基础的工作，人力资源管理的多项功能都以“职位说明书”为依据，如员工招聘可以用“职位说明书”中的任职条件作为标准来进行。因此职位说明书所反映的内容准确与否直接影响到人力资源管理工作的效率高低。