4.4 设置字段属性
表中的每个字段都有属性，通过设置字段属性，可以定义字段的特征和行为。由于字段属性众多，本节将介绍一些常用的属性。
4.4.1 字段属性概述
利用设计视图下的【字段属性】面板，用户可以对字段属性进行设置，面板中可设置的属性根据数据类型的不同而不同。
图4-38和图4-39分别是“数字”和“短文本”数据类型字段的【字段属性】面板，在其中可以看到，两者可设置的属性是不同的。
图4-38 “数字”类型的【字段属性】面板
图4-39 “短文本”类型的【字段属性】面板
【字段属性】面板包含【常规】和【查阅】两个选项卡。在【常规】选项卡下可以设置字段的大小、格式、验证规则等属性，在【查阅】选项卡下则可以设置控件类型属性。下面对【常规】选项卡下的常用属性进行介绍。
☆ 字段大小：短文本型的默认值不超过255个字符。不同的数据类型，大小范围不一样。
☆ 格式：限定字段数据在视图中的显示格式。
☆ 输入掩码：显示编辑字符以引导数据输入。
☆ 标题：在数据表视图中要显示的列名，默认的列名为字段名。
☆ 小数位数：指定显示数字时要使用的小数位数。
☆ 默认值：添加新记录时自动向字段分配该指定值。
☆ 验证规则：提供一个表达式，从而限定输入的数据，Access只在满足相应的条件时才能输入数据。
☆ 验证文本：和验证规则相配合，当用户输入的数据违反验证规则后，给出提示信息。
☆ 必需：该属性取值为“是”时，表示必须填写该字段；为“否”时，字段可以为空。
☆ Unicode压缩：为了使一个产品在不同国家的各种语言情况下都能正常运行而编写的一种文字代码。该属性取值为“是”时，表示本字段中数据库可以存储和显示多种语言的文本。
☆ 索引：决定是否将该字段定义为表中的索引字段。通过创建和使用索引，加快对该字段中数据的读取访问速度。
☆ 文本对齐：指定控件内文本的默认对齐方式。
切换到【查阅】选项卡，在【显示控件】的下拉列表中可以设置控件类型，图4-40是“组合框”控件可设置的属性。
图4-40 【查阅】选项卡
下面对【查阅】选项卡下的常用属性进行介绍。
☆ 显示控件：窗体上用来显示该字段的控件类型。
☆ 行来源类型：控件的数据来源类型。
☆ 行来源：控件的数据源。
☆ 列数：等显示的列数。
☆ 列标题：是否用字段名、标题或数据的首行作为列标题或图标标签。
☆ 列表行数：在组合框列表中显示行的最大数目。
☆ 限于列表：是否只在与所列的选择之一相符时才接受文本。
☆ 允许多值：一次查阅是否允许多值。
☆ 仅显示行来源值：是否仅显示与行来源匹配的数值。
4.4.2 格式
通过设置字段的【格式】属性，可以确定数据的显示方式。设置【格式】属性的具体操作步骤如下。
步骤1打开随书光盘中的“素材\Ch04\信息.accdb”文件，进入“宿舍信息表”的数据表视图，在其中可以查看“宿舍人数”字段的显示方式，如图4-41所示。
图4-41 “宿舍信息表”的数据表视图
步骤2切换至设计视图，选中“宿舍人数”字段，在【字段属性】面板【常规】选项卡下的【格式】框中输入自定义格式“#\人”，如图4-42所示。
图4-42 设置【格式】属性
步骤3保存设置后的数据表，切换回数据表视图，此时“宿舍人数”字段的数据已发生相应改变，在数据后面添加了“人”文本，如图4-43所示。
图4-43 设置属性后的效果
提示
在【常规】选项卡下单击【格式】右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中可选择预设的格式，如货币、百分比、科学记数等，如图4-44所示。
图4-44 【格式】下拉列表中显示了预设的格式
4.4.3 输入掩码
通过设置字段的【输入掩码】属性，可以限制用户以特定的格式来输入数据，从而保持数据的一致性，使数据库更易于管理。
下面介绍输入掩码的组成结构。输入掩码由一个必需部分和两个可选部分组成，每个部分用分号分隔。每个部分的用途如下。
☆ 第一部分是必需的。它包括掩码字符或字符串（字符系列）以及字面数据（如括号、句点和连字符）。
☆ 第二部分是可选的，是指嵌入式掩码字符和它们在字段中的存储方式。若设置为0，则这些字符与数据存储在一起；若设置为1，则仅显示而不存储这些字符。注意，设置为1时可以节省数据库存储空间。
☆ 第三部分也是可选的，指明用作占位符的单个字符或空格。默认情况下，Access使用下划线（_）作为占位符。
设置【输入掩码】属性的具体操作步骤如下。
步骤1打开随书光盘中的“素材\Ch04\信息.accdb”文件，在左侧窗格中的“学生信息表”上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【设计视图】菜单命令，如图4-45所示。
图4-45 选择【设计视图】菜单命令
步骤2进入“学生信息表”的设计视图，选中“出生日期”字段，单击【字段属性】面板【常规】选项卡下【输入掩码】右侧的
按钮，如图4-46所示。
图4-46 单击
按钮
步骤3弹出【输入掩码向导】对话框，在下方列表框中显示了预设的掩码类型。例如选择【长日期（中文）】选项，如图4-47所示单击【下一步】按钮。
图4-47 选择【长日期（中文）】选项
步骤4在对话框中确认是否更改输入掩码，以及指定占位符，这里保持默认不变，如图4-48所示，单击【完成】按钮。
图4-48 单击【完成】按钮
步骤5此时“出生日期”字段的输入掩码被设置为“9999\年99\月99\日;0;_”，如图4-49所示。
图4-49 设置完成的【输入掩码】属性
提示
该掩码第二部分中的“0”表示掩码字符将与数据一起存储；第三部分表示指定下划线（_）作为占位符字符。
步骤6保存设置后的数据表，切换至数据表视图，在“出生日期”列中输入数据时可以发现，此时将按照特定的格式进行输入，如图4-50所示。
图4-50 设置属性后的效果
提示
在Access 2016中，用户只能为“短文本”和“日期/时间”这两个数据类型的字段设置【输入掩码】属性。
4.4.4 验证规则和验证文本
通过设置字段的【验证规则】和【验证文本】属性，可以为数据增加有效性规则，从而限制只能输入符合规则的数据，避免输入错误的数据。
在操作前，先来了解设置数据有效性验证的方法。Access提供了以下3层有效性验证的方法。
☆ 数据类型验证。数据类型通常提供第一层验证。在设计数据库表时，为表中的每个字段定义了一个数据类型，该数据类型限制用户可以输入哪些内容。例如，“日期/时间”字段只接受日期和时间，“货币”字段只接受货币数据，以此类推。
☆ 字段大小验证。字段大小提供了第二层验证。例如，如果创建存储名字的字段，可以将其设置为最多接受20个字符，这样做可以防止用户恶意地向字段中粘贴大量的无用文本，也可以防止缺少经验的用户在存储名字的字段中错误地输入名字和姓氏。
☆ 属性验证。字段属性提供了第三层验证。它提供了非常具体的几类验证，例如：
① 可以将【必需】属性设置为【是】，强制用户在字段中输入值。
② 输入掩码验证。使用输入掩码可以强制用户以特定方式输入值，从而验证数据。
③ 使用【验证规则】属性要求输入特定的值，并使用【验证文本】属性来提醒用户存在错误。
以上第一层和第二层验证方法在之前小节中已经简单介绍过，这里不再赘述。下面介绍如何设置【验证规则】和【验证文本】属性。
【验证规则】是一个逻辑表达式，设置这一属性后，【验证规则】将根据表达式的逻辑值确认输入数据的有效性。【验证文本】通常是一句有完整语句的提示句子，它往往与【验证规则】配合使用。当输入数据时，【验证规则】首先对输入的数据进行检查，若数据无效时便弹出提示窗口。具体的操作步骤如下。
步骤1打开随书光盘中的“素材\Ch04\信息.accdb”文件，进入“学生信息表”的设计视图，选中“性别”字段，在【字段属性】面板【常规】选项卡下【验证规则】文本框中输入表达式“"男" Or "女"”，在【验证文本】文本框中输入提示语句“性别只能输入男或女”，如图4-51所示。
图4-51 设置【验证规则】和【验证文本】属性
步骤2保存设置后的数据表，切换至数据表视图，在“性别”列中输入不满足规则的数据，此时将弹出警告框，提示用户输入正确的数据，如图4-52所示。
图4-52 输入错误时将弹出警告框
提示
单击【验证规则】右侧的按钮，将弹出【表达式生成器】对话框，借助于该对话框，用户可方便快捷地输入相关表达式，如图4-53所示。
图4-53 【表达式生成器】对话框
表4-2列出了常用的【验证规则】表达式，以供用户参考。
表4-2 Access 2016常用的验证规则表达式
【验证规则】表达式虽然不使用任何特殊的语法，但是用户在创建表达式时需牢记下列规则。
☆ 将字段的名称用方括号括起来。例如[结束日期]>=[开始日期]，结束日期和开始日期都是字段的名称。
☆ 日期用井号（#）括起来。例如<#01/01/2015#。
☆ 将字符串值用双引号括起来。例如"[A-Z]*@[A-Z].com"。
☆ 使用逗号来分隔项目，并将列表放在圆括号内。例如IN（"东京", "巴黎", "莫斯科"）。
表4-3列出了验证规则表达式中常用的算术运算符，并提供了使用方法示例。
表4-3 表达式中常用的算术运算符
4.4.5 索引
索引是对数据表中一列或多列的值进行排序的一种结构，使用索引可快速访问数据表中的特定信息，大大提高系统的性能。索引好比是一本书的目录，通过它可以快速锁定需要的章节。当然，索引也有其缺点，它增加了数据库的存储空间，并且当对表中的数据进行增加、删除和修改的时候，索引也要动态维护，这样就降低了数据维护的速度。
在创建索引时用户可参考以下几点规则，从而选择合适的字段设置索引。
☆ 在经常需要搜索的列上创建索引，这样可以加快搜索的速度。
☆ 在作为主键的列上创建索引，从而强制该列的唯一性和组织表中数据的排列结构。
☆ 在经常用在连接的列上创建索引，这些列主要是一些外键，可以加快连接的速度。
☆ 在经常需要根据范围进行搜索的列上创建索引，因为索引已经排序，其指定的范围是连续的。
☆ 在经常需要排序的列上创建索引，因为索引已经排序，这样查询可以利用索引的排序，加快排序查询时间。
1．为单字段设置索引
为单字段设置索引的具体操作步骤如下。
步骤1打开随书光盘中的“素材\Ch04\信息.accdb”文件，进入“学生信息表”的设计视图，选中“出生日期”字段，单击【字段属性】面板【常规】选项卡下【索引】右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【有（有重复）】选项，如图4-54所示。
图4-54 选择【有（有重复）】选项
提示
【无】选项表示不在此字段上设置索引（或删除现有索引）; 【有（有重复）】选项表示在此字段上设置索引，而且可以在多条记录中输入相同值；【有（无重复）】选项表示在此字段上设置唯一索引，即每条记录是唯一的。
步骤2为“出生日期”字段设置索引，效果如图4-55所示。
图4-55 为“出生日期”字段设置索引
提示
不能为OLE对象、备注和附件等数据类型的字段设置索引。此外，Access会自动为主键设置唯一索引。
2．为多字段设置索引
如果用户经常同时依据两个或多个字段进行搜索或排序，则可以为多个字段设置索引。设置多字段索引时，需要设置字段的次序。如果第一个字段中的记录具有重复值，则Access会依据第二个字段来进行排序，以此类推。为多字段设置索引的具体操作步骤如下。
步骤1接上一例的操作，单击【表格工具】→【设计】选项卡下【显示/隐藏】组中的【索引】按钮，如图4-56所示。
图4-56 单击【索引】按钮
步骤2弹出【索引：学生信息表】对话框，在【索引名称】列中输入索引的名称，在【字段名称】下拉列表中选择字段名称，在【排序次序】下拉列表中选择该字段的排序次序，即可为多字段设置索引，如图4-57所示。
图4-57 【索引：学生信息表】对话框
提示
在【索引属性】面板中有3个参数可供设置：若将【主索引】设置为【是】，表示将该字段设置为主键；若将【唯一索引】设置为【是】，表示该字段中的记录是唯一的；若将【忽略空值】设置为【是】，表示该索引将排除值为空的记录。