1.2 HR如何高效地使用Excel

1.2.1 改掉影响HR高效工作的10个Excel操作坏习惯

Excel是一个灵活性很高的软件。正因为这一特点，大家在使用时容易养成一些坏习惯，导致自己的工作效率低下。这主要有以下10个方面的表现。

（1）滥用合并单元格

经过合并的单元格，在使用公式以及其他操作时有诸多的不便，并且会导致使用者的工作效率低下。所以，除最终呈现的结果外，大家应尽可能地减少使用合并单元格的频率。

（2）标题不规范

重复标题与多重表头/标题导致数据透视表汇总结果出现偏差；同样，使用公式进行查找匹配时会造成查询结果错误。

（3）数据类型混乱

在Excel中，大家可以对工作表中的任何一个单元格设置单独的数据类型。数据类型的设置不当会导致计算结果出错。比如，在身份证中将数值与文本混合使用，造成身份证号的尾数丢失，以致查找匹配时频频报错；时间类型使用了非法格式，导致Excel不能识别和计算；员工编号的文本与数值相混合，造成查找匹配出错等。

（4）把Excel当成记事本

把Excel工作表当成记事本或Word文档使用，数据没有维度与结构，数据类型以及字段不规范。这增加了数据清洗的难度，降低了工作效率。

（5）滥用空格

单元格中有大量文字，换行时使用了很多空格，甚至在文本字符串的首尾或者中间位置多输入了空格。

（6）滥用格式

滥用格式主要集中表现在以下三个方面：

一是毫无规划地使用边线、颜色填充、批注、单元格样式、对齐方式、字体等，影响报表的整洁度与可读性。

二是条件格式使用不当，使得工作表比较混乱。条件格式是工作表中基于一定的条件对单元格进行格式化处理的一个重要功能。滥用条件格式，会造成数据表达的信息被错误地理解。

三是“表”的混乱使用。在工作表中，可以使用多种方式创建“表”。“表”是一种规范的数据结构，可以通过选中数据区域，按<Ctrl+T>组合键来创建。在一张工作表中如果建立了多张“表”，就会导致数据发生错乱。

（7）低效公式

函数和公式是Excel的核心。在实际使用过程中，低效冗长的公式会导致数据的维护性与可读性较差。比如，该使用SUMIFS函数进行条件求和时，却使用了单个单元格相加的算术公式。

（8）图表使用不当

图表有着特定用途，正确地使用图表可以快速、准确地传达数据背后的信息。恰当的图表更加直观，数据阅读起来更加方便。图表使用不当主要有以下表现：

● 图表类型选择错误，即没有根据数据特征选择合适的图表类型。

● 图表的坐标轴使用不当。通过修改坐标轴，隐藏真实数据，伪造数据对比关系。

● 图表不够简洁，混淆了主要表述对象与次要表述对象，无法直观地传递自己所要表述的信息。

● 图表的配色不合理，导致图表所表达的信息失真且不易分辨。

（9）工作表“过劳”，频繁卡死

工作表“过劳”问题的主要表现为工作表运行的速度慢、Excel无响应，以及单个工作簿的大小往往可以达到几十兆字节，并且水平滚动条与垂直滚动条非常短。导致工作表“过劳”问题的原因主要是由于使用者个人的操作习惯造成的，主要有以下几点：

● 使用数组函数的同时，整行整列地引用数据。

● 整行整列地设置单元格格式，填充颜色与设置条件格式。

● 频繁地复制/粘贴时，某些隐藏的对象也被复制/粘贴多次。

（10）不规范的数据布局

不规范的数据布局是工作表中最难处理的问题，这类工作表结构容易在数据的整理、基本操作、透视、函数使用、图表制作以及数据建模时发生错误。比如，错综复杂的隶属关系的标题中带有合并单元格。记录中有各种小计等数据布局格式，就容易出现问题。

大家只有改掉这些坏习惯，才能高效地使用Excel。

1.2.2 选择适合的Excel版本

“工欲善其事，必先利其器”。我们如何选择合适自己的Excel版本呢？

下面主要从微软Office与WPS这两种软件来介绍如何选择适合自己的Excel软件。

微软Office（全称为Microsoft Office，也叫MS Office）是微软公司开发的一套办公软件，主要包括Excel、Word、PowerPoint、Access、Outlook、OneNote等；而WPS则是由国内的金山公司开发的办公套件，主要包含WPS表格、WPS文字、WPS演示等。

微软的Excel软件目前在市场上存在的版本从旧到新主要有Excel 2003、Excel 2007、Excel 2010、Excel 2013、Excel 2019、Microsoft 365（原名Office 365）等六大版本。目前在市场上使用得最多的版本是Excel 2013与Excel 2016，而最好用的版本则是Excel 2016及以上版本。选择合适的Excel版本对于学习Excel十分重要，同时也受以下几个因素的影响。

（1）个人经济负担

微软的Excel各版本都是收费的，用户可以根据自己的经济承受能力与实际场景需要，选择其中任意一个版本的软件。从整体上来说，版本宜选高，不选低。

（2）计算机系统

Excel 2019及以上版本要求在Windows 10操作系统中使用，所以大家应根据自己使用的计算机操作系统选择相匹配的版本。

（3）办公需要

在日常的工作中，除特殊需要外，建议不要使用Excel 2007与Excel 2003。在此推荐大家使用正版的Microsoft 365或者Excel 2016及以上版本。若无法满足此要求，则至少是Excel 2013版本。新版本软件的功能强大，可以提高工作效率，并且具有良好的使用体验与安全性。

使用WPS的用户可能无法体验到本书中关于Excel Power Query以及Excel Power Pivot的新功能内容；但书中介绍的数据透视表、图表、函数等可满足大多数场景下的办公需求，比较适合国内读者的办公习惯。深度用户推荐使用Microsoft 365。

本书基于Windows家庭版操作系统中的Microsoft 365订阅版的Excel进行讲解，同时向下兼容到Excel 2010。